8 Coisas a considerar antes de escolher um provedor de serviço telefônico VoIP

Selecionar o fornecedor de telefone certo para sua empresa é um desafio. Você leu inúmeros artigos sobre o serviço telefônico VoIP e o que ele pode fazer por você. Mesmo as empresas que utilizam a tecnologia há anos encontram novos benefícios VoIP de vez em quando. Portanto, você decidiu atualizar. Ainda lhe resta a pergunta – qual serviço telefônico VoIP empresarial é a escolha certa? 

Uma rápida busca no Google lhe dará milhares de prestadores de serviços. É fácil se perder tentando comparar preços e recursos. Antes de iniciar o processo de seleção de um fornecedor, faça as seguintes etapas primeiro. 

Saiba o que você precisa 

Este é um ponto crucial na atualização para qualquer nova tecnologia, não apenas para o serviço telefônico VoIP. Você precisa saber o que deseja antes de poder selecionar o serviço correto. Avalie seu sistema telefônico existente. Veja onde o sistema atual não atende às necessidades dos funcionários. Fale com seu pessoal. Pergunte a eles quais características eles gostariam e melhorará sua produtividade. 

Muitas empresas pulam esta etapa e começam a entrar em contato com os prestadores de serviços. Se você não sabe o que precisa, como pode dizer se o recurso X ou o recurso Y é mais útil? Por exemplo, muitos provedores oferecem o fax digital como parte do portfólio de serviços. Mas e se sua empresa não precisar dele? Você poderia ter selecionado um serviço de preço mais baixo que não inclua recursos de fax. 

8 fatores a considerar para selecionar um provedor de serviços VoIP

1. Qualidade  

It goes without saying but let’s say it anyway. The first thing you should look for in any business-grade VÉ evidente, mas digamos assim mesmo. A primeira coisa que você deve procurar em qualquer serviço VoIP de nível empresarial é a qualidade da ligação.  

Do not accept less than high-quality audio from any VoIP service. VoIP calls used to be choppy or users Não aceite menos do que áudio de alta qualidade de qualquer serviço VoIP. As ligações VoIP costumavam ser agitadas ou os usuários poderiam não ouvir certas palavras. As ligações podem ser abruptamente descartadas ou não conectadas. Esses dias já se foram há muito tempo. 

Os melhores provedores de serviços VoIP de hoje oferecem áudio de alta qualidade que está no mesmo nível das ligações de telefonia fixa tradicional, se não melhor. Poucas pessoas podem até mesmo diferenciar entre ligações VoIP e analógicas. Verifique se as ligações são consistentemente de alta qualidade. Não é suficiente se uma ligação em cada 10 é de boa qualidade. Cada ligação entrando ou saindo deve ter uma fidelidade cristalina. 

2. Total Cost 

Total cost is more than the advertised price or the sticker price of a VoIP service. You might find that the O custo total é mais do que o preço anunciado ou o preço do adesivo de um serviço VoIP. Você pode descobrir que o preço anunciado não inclui recursos adicionais, taxas únicas ou outras taxas diversas. Certifique-se de obter uma explicação dos vários custos e o valor total por escrito do fornecedor. Suas contas mensais devem ser mais ou menos consistentes, sem surpresas pelo caminho.  

Além do que você paga ao fornecedor a cada mês, você terá outros custos ao atualizar para VoIP. Dê espaço no orçamento também para estes itens de linha. A preparação de sua rede para VoIP pode ser cara, dependendo de suas circunstâncias. 

Por exemplo, seu hardware de rede existente pode lidar com o tráfego de voz? Você precisa atualizar algum roteador ou switch? Você também deve verificar sua conexão com a Internet. É rápido o suficiente para VoIP? Você precisa fazer uma atualização para obter largura de banda adicional? Muitas organizações ficam surpresas quando o fornecedor faz perguntas e não têm as respostas. 

3. Planos, funcionalidades e suporte de terceiros

Alguns prestadores de serviços oferecem uma infinidade de planos para que você possa escolher. O importante é que eles têm um plano adequado para você, não o número total. Na verdade, os prestadores de serviços com menos planos facilitam sua escolha. Você não precisa descobrir o que é diferente entre os planos A, D, C, até o Z. 

Verifique se os recursos que você deseja estão incluídos nos custos do plano ou se eles exigem taxas extras. Algumas características vêm com uma taxa única e outras têm custos recorrentes. Verifique as letras miúdas para ver exatamente pelo que você está pagando e certifique-se de obtê-lo. 

Você também deve perguntar ao fornecedor sobre o suporte para sistemas empresariais de terceiros como CRM e ERP. Um serviço telefônico VoIP de renome deve funcionar com suas ferramentas existentes. Pergunte sobre o suporte para dispositivos móveis, aplicativos softphone e hardware SIP de terceiros. Embora você possa não precisar de recursos avançados hoje, ele deve estar disponível para você amanhã. 

4. Confiabilidade 

De modo geral, os serviços telefônicos VoIP para pequenas empresas são mais confiáveis do que costumavam ser. No entanto, isso não deve impedi-lo de fazer perguntas específicas sobre cada fornecedor. Pergunte-lhes se eles têm um plano para emergências e gerenciamento de desastres. O que acontece se sua linha telefônica parar de funcionar?  

No mínimo, você deve ser capaz de encaminhar as ligações para um número de telefone fixo ou celular automaticamente. Seus funcionários podem continuar trabalhando a partir de outro local? Com que rapidez você pode se mudar e começar a trabalhar novamente em caso de uma emergência natural ou humana? 

Você também deve perguntar ao fornecedor sobre seus centros de dados e infra-estrutura. Eles têm várias opções para backup? Que ferramentas eles têm para garantir que seus telefones continuem funcionando? Estas são perguntas importantes a serem feitas e para as quais obter as respostas. 

5. Segurança 

Mesmo com incidentes de segurança fazendo notícia quase todos os dias, é algo que as organizações ignoram até que seja tarde demais. Como em qualquer tecnologia moderna, seu serviço VoIP é vulnerável a certos riscos. Assim como você usa filtros de spam para e-mail, você precisa de ferramentas específicas para VoIP.  

Uma parte da segurança recai sobre o fornecedor. Por exemplo, qualquer serviço telefônico VoIP de nível empresarial deve oferecer criptografia. Desta forma, ninguém pode roubar informações de você. Pergunte ao seu fornecedor sobre as medidas de segurança que ele implementa para sua infra-estrutura. 

A segunda parte da segurança recai sobre você e seus funcionários. O fornecedor só pode fazer muito para proteger seu sistema telefônico. Se os funcionários deixarem suas senhas anotadas nas notas de post-it, qualquer um pode invadir o sistema. Se você ainda não tem um programa de conscientização de segurança, é hora de começar um agora! 

6. Suporte técnico e ao cliente 

Ninguém presta atenção ao suporte ao cliente até que algo dê errado. É quando você deseja ter um fornecedor mais receptivo. Você deve ser capaz de contatar o provedor de serviços através de múltiplos canais – e-mail, chat, mensagens, website e telefone.  

Se você estiver tendo problemas com o serviço, eles devem ter uma equipe de suporte com conhecimento que possa resolvê-los para você. Se o serviço em si estiver em baixo, eles devem ser capazes de lhe dar uma estimativa de quando ele começará a funcionar novamente. 

Reveja cuidadosamente o Acordo de Nível de Serviço (SLA). Este contrato estabelece as responsabilidades de todas as partes. É aqui que você encontrará suas garantias de tempo de atividade/tempo de parada, janelas de manutenção programada, compensação por tempo de parada excessivo, etc. O tempo de atividade garantido inclui manutenção? Certifique-se de compreender todos os aspectos deste documento crucial. 

7. Histórico e Experiência 

Uma regra geral é que quanto mais tempo o fornecedor estiver no mercado, melhor será o serviço. Naturalmente, sempre haverá exceções. Mas os prestadores que ficam por perto geralmente oferecem serviços de alta qualidade. Você pode confiar que uma empresa iniciante não saia do negócio inesperadamente?  

Outra coisa a considerar é a experiência do fornecedor em sua indústria específica. Algumas indústrias são altamente regulamentadas e têm requisitos de conformidade. Exemplos incluem saúde, educação e finanças. Há vários fornecedores especializados em atender às exigências de tais negócios. Eles podem oferecer características personalizadas que se adaptam melhor às suas necessidades do que um serviço mais generalizado. 

8. Comunicação Unificada 

Não há dúvidas sobre isso. A maioria das organizações está caminhando para uma comunicação unificada (UC). Isso significa consolidar todos os seus canais de comunicação em um só lugar. Por exemplo, uma suíte de software que lida com mensagens instantâneas, texto, ligações telefônicas, conferências, etc.

Muitas empresas utilizam o VoIP como base para a comunicação unificada. Os principais prestadores de serviços já oferecem ligações em conferência, videochamadas, etc. Acrescente também outros canais e os funcionários não precisam alternar entre múltiplos aplicativos. Os usuários não devem se preocupar em alcançar alguém. Basta enviar a mensagem e o sistema irá garantir que o destinatário a receba – em qualquer dispositivo, em qualquer lugar do mundo. 

A comunicação unificada pode ser demais para sua empresa neste momento. Afinal, será que uma empresa com 30 funcionários realmente precisa dela? Lembre-se de que estamos falando sobre o futuro. Sua empresa pode crescer ao ponto de exigir recursos de UC. Você quer então o incômodo de mudar de fornecedor? Se seu fornecedor já oferece comunicação unificada, então você tem paz de espírito sobre o futuro. 

Estas são as oito coisas mais importantes a ter em mente ao selecionar o serviço telefônico certo para sua empresa. Entretanto, você também pode ter outras exigências específicas para sua empresa. Avalie cada fornecedor em relação a todos os critérios para fazer a escolha certa. 

Finalmente, certifique-se de ler as revisões de clientes passados e atuais. Converse com alguns empresários e gerentes sobre seu serviço telefônico. Pergunte por aí por recomendações. Muitos sites de avaliação on-line comparam diferentes fornecedores de serviços e lhe dão mais opções. Agora que você sabe que deve procurar, comece a fazer a troca hoje mesmo!