Correio de voz VoIP

O gerenciamento do correio de voz é parte integrante de qualquer sistema telefônico comercial da empresa. A saudação do correio de voz que os clientes ouvem quando conectados a uma caixa de correio de voz, e a rapidez com que os funcionários são capazes de recuperar suas mensagens de correio de voz e responder a elas, vai muito longe na apresentação de uma imagem profissional para qualquer empresa.

Com a multiplicidade de opções que estão disponíveis para que os clientes cheguem a uma determinada empresa – incluindo e-mail, celular, voz, etc. – o gerenciamento do correio de voz se tornou mais complicado.

Os funcionários nem sempre estão em sua mesa, podem não ter acesso ao telefone de seu escritório ou podem esquecer de anotar um correio de voz importante que pode até mesmo levar à perda de negócios.

Os recursos de correio de voz VoIP em sistemas VoIP hospedados são muito mais avançados do que aqueles disponíveis em tecnologias legadas e permitem que os funcionários gerenciem suas caixas postais de forma mais eficaz.

Acesso ao correio de voz VoIP

A instalação e o acesso a uma caixa de correio de voz em uma rede VoIP pode ser feito de várias maneiras. O usuário pode verificar as mensagens de correio de voz a partir de seu telefone VoIP, externamente discando o número do correio de voz, entrando em seu painel de controle on-line ou via e-mail.

A disponibilidade destas opções reduz significativamente o risco de perda de novas mensagens de correio de voz ou de esquecer as antigas. Os usuários também podem fazer alterações nas configurações do correio de voz através de seu telefone ou do painel de controle on-line.

Correio de voz para e-mail

O e-mail tornou-se tão essencial para qualquer profissional que há muitas circunstâncias em que um funcionário pode não ter acesso a seu telefone, mas é capaz de recuperar e-mails (através de tablets, computadores, etc.)

A maioria dos provedores de serviços VoIP oferece aos clientes a capacidade de encaminhar correios de voz como anexos de áudio através do serviço de e-mail.

Os funcionários podem optar por receber notificações de correio de voz, a mensagem de voz real ou uma versão transcrita em sua caixa de entrada. As organizações podem até adicionar recursos mais sofisticados que permitem aos funcionários responder diretamente a tais mensagens, encaminhá-las a outros usuários para compartilhar informações ou enviar o correio de voz para um software CRM para acompanhamento posterior.

Uma vez que as mensagens de correio de voz são recebidas na caixa de entrada, elas podem ser salvas em uma estação de trabalho específica, com backup para guarda segura ou guardadas em pastas para melhor organização.

Caixas de correio pessoais versus caixas de correio de departamento

Alguns departamentos, como vendas e atendimento ao cliente podem exigir sua própria caixa de correio de voz para melhor atender os clientes. O sistema de correio de voz VoIP pode ser configurado para direcionar as ligações para a caixa de correio do departamento se nenhum funcionário estiver disponível ou se for após o horário comercial.

Os clientes também podem optar por ser redirecionados para a caixa de correio de voz individual se souberem o número de extensão da pessoa que desejam contatar.

Desta forma, os clientes podem ser atendidos por quem estiver disponível dentro do departamento o mais rápido possível, em vez de ter que esperar por um determinado indivíduo, especialmente se o problema puder ser resolvido por qualquer funcionário.

Saudações customizáveis

Alguns provedores VoIP oferecem a possibilidade de personalizar a saudação do correio de voz para usuários individuais, departamentos, bem como para a caixa postal da empresa. A empresa pode até mudar a saudação dependendo da hora do dia, se o escritório estiver aberto ou fechado, para férias, etc.