Solução de sistema telefônico VoIP para agências imobiliárias

Uma agência imobiliária é um interlocutor entre o vendedor de um imóvel e o potencial comprador ou inquilino. As agências se beneficiam de comissões sobre as transações, portanto, obter o número máximo de transações é crucial dentro deste setor.

As empresas imobiliárias variam de agentes autônomos a grandes empresas. A tecnologia atual torna mais fácil para uma pequena empresa ou freelancer oferecer um grande volume de imóveis em múltiplos mercados sem a necessidade de uma grande infra-estrutura ou investimento. Isto é possível graças a uma série de fatores:

Portais dedicados à Internet, websites e mídias sociais trazem visibilidade global às listagens.
Aplicações de gerenciamento de clientes e tarefas (CRM) especializadas no ramo imobiliário organizam e automatizam o trabalho, tornando-o mais eficaz.
A comunicação é mais eficaz graças à tecnologia: e-mail, redes sociais, telefonia VoIP, web, chat, etc.

O que todos estes serviços tecnológicos têm em comum é que eles não exigem um grande investimento inicial. Na maioria dos casos, eles podem ser obtidos com base no pay-per-service, o que reduz os custos iniciais e permite que a agência imobiliária se ajuste ou dimensione ao volume de trabalho em um determinado momento.

A chave do sucesso é saber localizar os produtos, neste caso alojamentos, a um bom preço de mercado, e saber como vendê-los. Mas é particularmente importante aqui a comunicação entre os diferentes lados, pois tanto o comprador quanto o vendedor fazem parte da transação durante todo o processo.

A comunicação entre todas as partes tem que ser ágil, confiável e precisa, razão pela qual a telefonia é um elemento essencial para as agências imobiliárias, pois é um canal direto de atendimento ao cliente.

1- Principais características do sistema telefônico para agências imobiliárias

Tradicionalmente, as agências imobiliárias têm um telefone fixo com uma central telefônica no escritório e cada funcionário tem um telefone fixo. Este telefone é combinado com telefones inteligentes que, dependendo da agência, pertencem ao funcionário ou são fornecidos pela agência imobiliária.

A maioria das ligações dos compradores vem de anúncios ou websites. O número anunciado é geralmente o número principal da agência imobiliária e, quando uma ligação chega, geralmente é direcionada ao primeiro agente disponível.

Por outro lado, os agentes imobiliários passam muito tempo fora do escritório visitando novas propriedades e mostrando as propriedades aos compradores. Isto resulta em muitas ligações de telefone celular, adiando e não podendo atender ligações do escritório quando elas estão fora do escritório. É por isso que é muito importante ter um sistema telefônico homogêneo que se adapte à mobilidade dos agentes.

2- Vantagens do VoIP para Imobiliárias: melhor uso da telefonia

A seguir, explicamos as principais vantagens da telefonia VoIP que ajuda as agências imobiliárias a fazê-lo:

Estar sempre disponível.
Ter um registro detalhado das ligações e contatos.
Ter mais flexibilidade na mobilidade.
Conectar as ligações com o agente imobiliário correspondente.
Melhorar a presença da agência imobiliária.
Identificar as ligações com base no anúncio, portal ou contato do cliente.

1. Evita que os clientes fiquem sem atendimento

Por mais surpreendente que pareça, ainda existem agências imobiliárias onde só é possível atender uma ligação. Se elas já estão lidando com um cliente, a próxima ligação fica sem resposta. Isto é resolvido com uma central telefônica virtual pois ela fornece uma linha para a empresa através da Internet e permite que várias pessoas estejam ao telefone simultaneamente.

Em outras ocasiões, o problema é devido a não ter um sistema que atende a ligação quando todos já estão ao telefone. Isto pode ser resolvido fazendo uma fila de ligações e permitindo que a ligação seja encaminhada para o primeiro agente disponível.

2. Manter o cliente sempre informado sobre o status atual de sua ligação

Os sistemas telefônicos VoIP permitem iniciar a ligação com um guia introdutório “Obrigado por ligar para a Real Estate agency, estaremos com você em breve”.

Este tipo de mensagem informa ao cliente que ele entrou em contato com sua empresa antes de colocar a ligação em espera. Também é possível informar a posição na fila e o tempo médio de espera, reduzindo o abandono da ligação por potenciais clientes.

3. Melhorando a presença geográfica da agência

O serviço de telefonia IP pode ser usado de qualquer lugar. Isto também permite obter um número de outra área geográfica (outra cidade ou província), podendo atender a ligação a partir do escritório ou de qualquer outro lugar. Portanto, você pode promover seus anúncios nesses locais dando presença e confiança a seus clientes

Por exemplo, embora nossa agência imobiliária esteja em Valência, poderíamos ter números com prefixos de Alicante ou Madri, para promover nossos anúncios naquelas localidades dando presença e confiança aos nossos clientes.

Também pode ser útil ter um número de contato no Reino Unido ou na Alemanha, para que seus clientes internacionais possam ligar para você localmente para eles, tornando o contato mais fácil.

4. Aumentar a disponibilidade

Mesmo que o agente imobiliário esteja de visita, ele pode atender a ligação em seu smartphone ou em qualquer dispositivo habilitado para internet como se estivesse no escritório, ou encaminhar imediatamente a ligação para outro colega.

A funcionalidade de transferência assistida também pode ser de interesse. Em muitos casos, o agente pode atender uma ligação de seu telefone celular durante uma visita, mas as informações necessárias para atender o cliente estão no escritório. Nesses casos, o agente pode transferir a ligação para o escritório, conversando primeiro com o colega para explicar a situação e assim facilitar o atendimento ao cliente.

5. Flexibilidade na atribuição de números

Podemos estabelecer números de contato fixos em questão de segundos, sem contratos longos ou permanência. Isto pode ser muito interessante para:

Ter um número para cada plataforma para que, quando uma ligação chega, saibamos de qual plataforma está vindo o lead (potencial cliente).
Podemos registrar números temporários para um imóvel ou anúncio específico, identificando o motivo da ligação antes de responder. Isto pode ser interessante no caso de um imóvel exclusivo ou de uma campanha específica.
Ter um número para cada agente, para que eles possam gerenciar seus próprios anúncios.
Ter números para as áreas geográficas, para denotar a localidade no serviço. Por exemplo, se nossa agência imobiliária está em Madri, mas oferecemos imóveis em Valência, poderíamos ter um número de contato com o código de área 96. Para que nossos clientes possam ver que podem entrar em contato conosco localmente. Da mesma forma, poderíamos também ter números de telefone internacionais para que nossos clientes do exterior possam nos contatar de uma forma mais barata e aparentemente mais próxima.
É interessante ter um número de telefone fixo porque ele denota mais profissionalismo do que um telefone celular. Além disso, o Whatsapp Business já pode ser utilizado em números de telefones fixos.

6. Aumentar a escalabilidade

A telefonia VoIP como serviço permite expandir ou reduzir seu sistema de comunicações com base em sua carga de trabalho em questão de minutos. Isto nos permite adaptar-nos às campanhas e ajustar os custos do serviço.

7. Acessibilidade: qualquer ponto com acesso à Internet

De qualquer ponto e dispositivo com acesso à Internet, os agentes imobiliários podem fazer uso de seus serviços de telefonia comercial tanto para atender como para fazer ligações. Isto favorece o trabalho remoto e o teletrabalho.

8. Atendimento de ligações fora do horário comercial

Após horas você pode definir uma mensagem informativa aos clientes, indicando os horários, possibilidades alternativas de contato como e-mail/Whatsapp, encaminhamento de ligações para um celular de plantão ou uma caixa de correio de voz permitindo que você encaminhe a mensagem de voz para um e-mail com a transcrição correspondente para texto.

9. Envie mensagens de correio de voz para seu e-mail

O gerenciamento de correio de voz pode ser complicado por telefone, mas recebê-los por e-mail pode simplificar o processo de gerenciamento de mensagens. O agente pode escutá-las no computador enquanto retira as informações relevantes.

Além disso, a transcrição ao texto pode ajudar nos casos em que os alto-falantes não estão disponíveis ou não podem ser usados.

10. Registros e informes detalhados das ligações

A telefonia IP permite o acesso, em qualquer momento, a registros detalhados de ligações, tanto para um determinado agente quanto para toda a organização, bem como gravá-los e acessá-los a qualquer momento, com os mecanismos de segurança apropriados.

Através de relatórios de ligações, é possível avaliar o desempenho e o uso da telefonia por cada um dos agentes

11. Serviços adicionais

A telefonia VoIP fornece acesso a serviços adicionais tais como: gravação de ligações, salas de conferência, intrusão, bate-papo on-line (live chat), terminais desktop elegantes e econômicos, etc.

12. Integração com CRM

Algumas soluções de telefonia VoIP facilitam a integração com aplicações comerciais, em particular CRM, seja através de integração nativa ou pequenos desenvolvimentos.

A integração com o CRM ajudará a melhorar muito a produtividade, facilitando o ambiente de teletrabalho e mobilidade de forma transparente para seu cliente, além de ajudar o acompanhamento comercial com o registro automático de ligações.

13. Custo

Ter a telefonia IP como um serviço evitará os custos de instalação e configuração de uma central telefônica física. Isso também significa uma economia significativa em custos de manutenção e suporte. Os custos de serviço podem ser similares aos custos da linha com as operadoras tradicionais e, em muitos casos, inferiores.

A telefonia IP permite que você ajuste o serviço ao seu volume de negócios e/ou pague pelo que você realmente usa.

3- VoIPstudio para agências imobiliárias

Nem todos os provedores de telefonia VoIP oferecem as mesmas características para as agências imobiliárias. O VoIPstudio, por outro lado, oferece uma solução completa que atende todas as necessidades da agência imobiliária, com todas as vantagens descritas acima, e além disso:

A very low Um custo muito baixo de 4.99$/mês por estação de trabalho (Ramal-usuario).
Suporte técnico 24 horas por dia, 5 dias por semana para resolver qualquer problema no local..
Aconselhamento na configuração e comissionamento.
Integrações com outros serviços (e-mail, calendário, etc.) com Zapier.

4- Exemplo de implementação do VoIPstudio em uma agência imobiliária

A seguir, um exemplo da implementação da solução de telefonia VoIP do VoIPstudio em uma agência imobiliária.

Primeiro de tudo, portamos o número da agência, ou fornecemos um novo número que é fácil de lembrar.

Este número é então roteado para uma mensagem de voz de boas-vindas e várias opções são oferecidas, como por exemplo:

“Obrigado por ligar para a State Realty”
“Para listar um imóvel à venda pressione 1”
“Se você está interessado em um imóvel, por favor pressione 2”
“Para contatar a Administração, por favor aguarde”

Os agentes imobiliários podem decidir a qualquer momento não receber ligações, por exemplo, se estiverem em uma reunião, eles poderiam simplesmente pedir aos que ligam para deixar um bilhete para voltar a ligar mais tarde ou redirecionar suas ligações para a administração.

Nas estações de trabalho, implantamos um desses elegantes softphones ou telefones de mesa:

Software-Aplicação VoIPstudio para smartphone e computador

O VoIPstudio, sendo um serviço de telefonia na nuvem, tem a vantagem de permitir que você faça e atenda ligações de qualquer lugar onde você tenha acesso à Internet como se estivesse no escritório, usando seu computador ou aplicativo Smartphone.

Para aqueles imóveis com mercado internacional, oferecemos a opção de adicionar números locais para facilitar o contato dos clientes conosco. Por exemplo, podemos fornecer um número local de Londres para que os potenciais clientes do Reino Unido possam contatar o imóvel localmente a um custo reduzido. Esse número também poderia ser usado ao ligar para clientes do Reino Unido como uma introdução de quem liga.

Podemos fornecer números de entrada/saída imediatamente. Assim, se você precisar de um número para uma determinada campanha, você pode tê-lo em funcionamento em questão de segundos. Desta forma, você poderá identificar as ligações recebidas para um determinado anúncio e também obter estatísticas da campanha.

Também podemos fornecer um serviço adicional de bate-papo (chat) no site, para que você possa introduzir um botão e um serviço de bate-papo on-line em seu site. Estes contatos de bate-papo aparecerão no mesmo aplicativo de telefonia para que você tenha todas as funcionalidades em um único aplicativo.

O VoIPstudio pode oferecer este serviço de uma maneira eficiente e econômica. Todas estas facilidades estão disponíveis a partir de 4$ por mês por estação de trabalho – ramal (custo de ligações efetuadas e números recebidos não incluídos).

5- Processo de adaptação ao VoIP

No VoIPstudio, facilitamos o processo de adaptação ao VoIP:

Você tem um período experimental de 30 dias sem compromisso ou permanência.
Entrevista inicial para ver suas necessidades e assistência na configuração da telefonia.
Aquisição de “números de ouro” – números internacionais, fáceis de lembrar, ou números de outros locais em questão de minutos.
Encaminhamento do número comercial atual para um número temporário fornecido por nós. Evitar ter que portar o número até ter certeza de que a Telefonia VoIP é ideal para sua empresa.
Portabilidade do número atual, uma vez que você esteja satisfeito com o serviço.
Testes funcionais, ajustes de configuração e uma equipe de suporte para ajudá-lo com configurações ou erros.
Serviço sem contrato ou permanência.