Vantagens dos sistemas PABX hospedados

É praticamente um fato universalmente reconhecido que qualquer nova tecnologia terá benefícios e inconvenientes que devem ser cuidadosamente equilibrados para proporcionar valor às empresas. Alguns dos prós e contras se resumem à forma como ela é implementada, enquanto outros são inerentes à própria tecnologia. Mas enquanto alguns dos inconvenientes podem ser superados pela inovação e melhorias, alguns poucos permanecerão até que os sistemas sejam substituídos, atualizados ou tornados obsoletos pelo surgimento de equipamentos/softwares mais novos.

Portanto, não é surpreendente que muitas organizações estejam céticas quanto às afirmações feitas pelos fornecedores em relação aos sistemas PABX hospedados. Como é possível que uma nova tecnologia possa custar menos que os sistemas mais antigos, melhorar os recursos existentes e implementar novos sistemas e fazer tudo isso sem precisar de treinamento extensivo para usuários ou funcionários? Se as vantagens dos sistemas PABX hospedados são muito melhores, então certamente tem que haver um senão em algum lugar certo?

Os sistemas PABX hospedados têm algum inconveniente?

Antes de mergulharmos nas vantagens dos sistemas PABX hospedados, vamos tirar isso do caminho. A resposta a essa pergunta é – sim, os sistemas VoIP ou PBAX hospedados na Nuvem (Cloud based PBX systems) têm alguns inconvenientes. Não é uma bala de prata que pode resolver magicamente todos os problemas de comunicação enfrentados por uma empresa.

As organizações que foram os primeiros a adotar sistemas PABX hospedados tiveram que fazer alguns compromissos nas áreas de qualidade de voz, confiabilidade geral e uma falta gritante de algumas características que eram tidas como garantidas em sistemas PABX mais antigos (envio de fax, por exemplo). Muitos desses obstáculos já foram resolvidos. Os provedores oferecem até mesmo o equivalente digital do fax que não só torna possível o envio de documentos, mas atualiza o processo para torná-lo mais alinhado com outros fluxos de trabalho comerciais.

Mas, no entanto, alguns problemas permanecem. Por exemplo, ao contrário dos telefones tradicionais, os telefones IP exigem backup de energia. Enquanto algumas empresas utilizam equipamentos que possuem portos PoE (power over ethernet) para mantê-los funcionando, outras simplesmente conectam os telefones ao gerador no local ou a outros recursos.

Outro obstáculo gritante tem sido a discagem de emergência. Mesmo isso está desaparecendo lentamente à medida que mais fornecedores implementam o E911, que é o equivalente VoIP para acessar serviços de emergência. Em muitos países é obrigatório que os provedores de serviços VoIP ofereçam estes serviços – se não por padrão, então pelo menos por escolha do cliente.

As empresas ainda preferem o VoIP hospedado

TA lista de inconvenientes pode parecer longa, mas não há mais do que um punhado de problemas que ainda não foram resolvidos. Por que então as empresas ainda preferem sistemas PBX hospedados? Simplesmente porque suas vantagens superam em muito os poucos inconvenientes que ainda restam.

As vantagens dos sistemas PABX hospedados

Custo

O custo é a principal razão pela qual a maioria das empresas muda para sistemas PBX hospedados em primeiro lugar. Mesmo se você incluir descontos corporativos e tarifas mais baixas para as ligações em massa, as empresas telefônicas tradicionais não podem competir com os provedores de serviços VoIP quando se trata de custo por ligação. A economia de custos é realizada de duas formas principais –

• A maioria das ligações entre usuários dentro de uma mesma empresa é gratuita através da VoIP. Pode facilmente resultar em economias substanciais se a empresa tiver funcionários trabalhando em vários locais ou em muitos escritórios distribuídos por uma ampla área geográfica.
• As ligações de longa distância se tornam significativamente mais baratas. Uma vez que a VoIP encaminha ligações de áudio pela Internet, não importa de onde a ligação foi originada ou qual é seu destino. O PBX hospedado é em grande parte agnóstico de localização e muitos fornecedores até oferecem ligações ilimitadas gratuitas para alguns países em vários planos.

Sem manutenção

Pela própria natureza do PABX hospedado, a organização elimina grande parte do tempo e outros recursos necessários para manter seu próprio sistema de comunicação. Não há necessidade de reparar o hardware, atualizar equipamentos ou solucionar problemas quando eles ocorrem, pois todos esses problemas são resolvidos na Nuvem pelo fornecedor VoIP.

Isto não apenas reduz as despesas relacionadas à comunicação, mas permite que os funcionários se concentrem em seu trabalho, em vez de manter o sistema telefônico.

Fácil configuração

É quase cômicamente simples começar com sistemas PABX hospedados. Desde que o negócio tenha uma conexão de Internet confiável e rápida, dispositivos IP que possam fazer as ligações e uma rede de dados que possa lidar com o tráfego adicional de voz, não há mais requisitos para usar o VoIP na Nuvem.

Os clientes não precisam esperar que a empresa envie pessoal técnico que irá configurar o sistema, alterar as configurações ou configurar o software. As empresas podem estar instaladas e funcionando com VoIP hospedado em poucos dias. Isso é um enorme passo para trás quando você teve que passar semanas apenas projetando uma solução que funcionará para sua empresa!

Os funcionários não precisam de treinamento

Ao implementar novas tecnologias, as organizações freqüentemente falham em orçar tempo e recursos suficientes para treinar seus funcionários no uso das mesmas. Inevitavelmente o trabalho é atrasado porque os usuários têm que aprender os novos fluxos de trabalho. Os sistemas PABX hospedados não têm esse problema em absoluto. Não há absolutamente nenhuma mudança no comportamento ou uso necessário para fazer ou receber ligações telefônicas. Naturalmente, para tirar proveito de alguns dos recursos mais avançados, os usuários podem ter que mudar algumas configurações mas, na maioria das vezes, é plug-and-play.

Flexibilidade e escalabilidade

Os fornecedores de VoIP hospedados não exigem contratos, ao contrário das empresas telefônicas tradicionais. As organizações são livres para mudar de fornecedor se quiserem melhores características ou preços. A intensa concorrência entre fornecedores para conseguir novos clientes também não prejudica.

Outro benefício é que as empresas não precisam se preocupar com o aumento ou diminuição do sistema telefônico à medida que o negócio cresce ou encolhe. Recursos – linhas, números, assentos – podem ser adicionados ou excluídos a qualquer momento. Se a empresa experimentar um aumento repentino na demanda, novas linhas telefônicas podem ser provisionadas rapidamente para atender os clientes. Por outro lado, as linhas existentes podem ser removidas se o negócio estiver passando por um período de escassez.

Os sistemas PABX hospedados podem não ser uma solução mágica, mas pode ser a melhor aposta para as empresas que desejam construir uma espinha dorsal de comunicação que os servirá por muitos anos.