A Comunicação Eficaz – tanto interna quanto externa – é crucial para o bom funcionamento de qualquer organização. A atual pandemia e a mudança massiva em direção ao trabalho remoto tem servido apenas para destacar o valor de uma comunicação eficaz. Mesmo antes da atual crise global, muitas empresas enfrentavam problemas de comunicação quase diariamente. Com o trabalho de casa se tornando o novo normal, as empresas precisam agora, mais do que nunca, de uma melhor plataforma de comunicação.
Conseqüências das ineficiências de comunicação
A maioria das empresas não dispõem de uma plataforma de comunicação compreensiva. As aplicações são acrescentadas à medida que a necessidade surge e não se integram. Os usuários não podem transferir dados de um software para outro aplicativo, tornando-se entediante encontrar e compartilhar informações relevantes.
As ineficiências de comunicação podem ter conseqüências bastante dramáticas, como por exemplo:
- Perda de rendimento
- Reclamações de clientes e perda de confiança
- Prazos perdidos
- Rotatividade dos funcionários
- Ações judiciais e ações legais
Portanto, as organizações precisam investir em uma plataforma de comunicação, não apenas em uma única ou dúzia de aplicativos.
O que é uma plataforma de comunicação?
Uma plataforma de comunicação é uma solução que facilita a comunicação interna e externa das empresas. A plataforma englobará diferentes métodos de comunicação, tais como ligações de vídeo, envio de mensagens, compartilhamento de documentos e gerenciamento de atividades. Nem todas as plataformas de comunicação oferecem todos os recursos, cada uma pode se concentrar em uma área diferente, como a comunicação com o cliente ou a gestão de projetos.
Dependendo das necessidades de sua empresa, você pode precisar investir em mais de uma plataforma. É preciso fornecer opções flexíveis de comunicação para que seus funcionários possam cumprir as metas e trabalhar de forma eficaz uns com os outros. Como você pode esperar que seu pessoal atenda ou supere as expectativas sem as ferramentas certas?
Uma plataforma de comunicação não precisa ser baseada na Nuvem (Cloud), mesmo que a maioria das soluções de software estejam usando isso. Até um sistema de linha fixa antiquado com um PBX é uma plataforma de comunicação. Entretanto, as soluções analógicas sempre tiveram limitações sobre como utilizá-las. Os sistemas atuais são muito mais poderosos, utilizam várias ferramentas e oferecem muita mais flexibilidade.
Exemplos de plataformas de comunicação modernas incluem sistemas telefônicos VoIP, soluções de contact center baseadas na Nuvem (Cloud), sistemas de comunicação com clientes, etc. Cada um desses sistemas utilizará uma grande variedade de softwares e até mesmo ferramentas de aprendizagem de máquinas para facilitar a comunicação. Algumas ferramentas também oferecem capacidades analíticas.
Tipos de plataformas de comunicação
Comunicações internas
Como o nome indica, estas plataformas se concentram em melhorar a comunicação interna da empresa entre seus funcionários. Estas plataformas podem incluir tanto ferramentas em tempo real quanto assíncronas, para que os usuários possam escolher a melhor para uma determinada situação. As vantagens de utilizar uma plataforma abrangente incluem:
- Acesso único para todos os aplicativos da plataforma
- Interface de usuário similar através de ferramentas
- Uma visão do painel de controle que fornece um resumo de todas as comunicações
- Capacidade de encaminhar mensagens de uma ferramenta para outra
Um sistema de comunicação unificado construído sobre VoIP como base pode ajudar uma empresa a racionalizar os canais de comunicação interna. Estes sistemas devem ser confiáveis, seguros e, em alguns casos, também devem cumprir com os requisitos regulamentares (saúde, educação, indústrias de serviços financeiros).
Comunicação com o cliente
Uma ferramenta de comunicação com o cliente permite que as empresas gerenciem as solicitações dos clientes, rastreiem os tickets de suporte e se comuniquem com os clientes. Várias ferramentas podem incluir conversas ao vivo no site da empresa, gerenciar os e-mails recebidos dos clientes e analisar as tendências dos clientes. Um aplicativo CRM também pode oferecer automação baseada em IA para ajudar a gerenciar milhares de solicitações de clientes de forma mais eficaz.
A falta de comunicação com os clientes pode resultar em sérias conseqüências, incluindo perda de lucro, perda de valor da marca, desastres publicitários e até mesmo ações legais. O uso de uma plataforma de comunicação com os clientes pode ajudar a melhorar a experiência do cliente.
Gerenciamento de projetos
Toda empresa pequena ou grande tem prazos e objetivos a cumprir. Neste caso, uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos é crucial. Estes sistemas ajudam as organizações a dividir os projetos maiores em pedaços menores e compartilhá-los com as equipes. Você pode atribuir tarefas a usuários específicos, rastrear a conclusão e visualizar os prazos dos projetos.
Você pode gerenciar vários projetos, como lançamentos de produtos, campanhas de vendas, projetos de marketing e outros eventos pontuais.
Ferramentas de colaboração
As plataformas de colaboração permitem aos usuários trabalhar no mesmo conjunto de documentos necessários para um projeto. Quando as equipes de projeto trabalham a partir de casa ou em outros locais remotos, a colaboração é vital. Você precisa de ferramentas para gerenciar a comunicação virtual em torno de arquivos específicos, permitindo aos usuários marcar documentos ou conversar sobre edições/alterações.
Estas ferramentas não estão limitadas a documentos de texto. Você pode ter quadros brancos virtuais para brainstorming e intercâmbio de idéias. O compartilhamento de telas pode ajudar as equipes a ver o apresentador trabalhar em alguma coisa, ao invés de apenas ouvir uma gravação. Estas ferramentas são melhores do que usar e-mail que pode interromper os fluxos de trabalho ou tentar encontrar uma sala de reunião a tempo para que todos se encontrem.
Videoconferências
As ferramentas de videoconferência são bastante comuns em organizações maiores, mas até as pequenas empresas podem se beneficiar destas ferramentas. É um substituto para reuniões presenciais, workshops, funcionários a bordo, treinamento e seminários.
As plataformas de videoconferência oferecem muitas características, além do vídeo ao vivo. Você pode gravar reuniões e compartilhá-las com aqueles que não podem comparecer. Os participantes podem telefonar através de seus telefones se não tiverem acesso a uma câmera. Isto permite que os usuários participem mesmo quando estão viajando. Você também tem acesso a opções de conversação em grupo para compartilhar feedback, conduzir pesquisas para avaliar o interesse dos usuários e permitir que os participantes assumam a apresentação de uma parte da reunião.
Existem muitos benefícios em substituir as reuniões presenciais por videoconferências. Não há necessidade de encontrar um bom momento para todos os participantes, o que é importante se suas equipes estiverem espalhadas por todo o país. Ninguém tem que viajar ou gastar em quartos de hotel apenas para 1 ou 2 reuniões. Você pode ter reuniões freqüentes para atualizar o status do projeto, uma vez que você pode organizá-las instantaneamente.
Qual é a melhor plataforma de comunicação?
Como empresário ou gerente, você deve estar pensando em qual plataforma melhor atende às suas necessidades únicas. O que isto significa é que, em vez de se lançar de cabeça na compra de um monte de ferramentas que você nem vai usar, você precisa considerar seus fluxos de trabalho e processos.
Se você estiver tendo problemas para gerenciar as interações com o cliente, então uma plataforma de comunicação com o cliente pode ser a escolha certa. Quase todas as empresas vão querer uma ferramenta para gerenciar as comunicações internas. Entretanto, nem todos podem precisar de ferramentas de videoconferência ou de gerenciamento de projetos.
Ao avaliar qualquer plataforma de comunicação, procure as seguintes características:
Características e preços
Existem várias plataformas de comunicação no mercado e pode ser difícil selecionar a correta. Não há necessidade de adquirir a opção mais cara se você não precisar de todas as funcionalidades. Algumas plataformas têm a opção de comprar funções individuais como um melhoramento ou agrupar diferentes funções em uma única opção. Outras terão uma opção pay-as-you-go (pague à medida que você avança) onde todas as funções estão incluídas.
Segurança e confiabilidade
Qualquer plataforma de comunicação tem que ser segura contra o uso não autorizado e confiável sob circunstâncias normais. Isso pode significar ter uma opção de backup (reserva) ou falha, a capacidade de descarregar (download) e levar seus dados se você optar por mudar de provedor, e acordos de nível de serviço para delinear as responsabilidades do fornecedor em caso de tempo de inatividade.
Quase todas as plataformas de comunicação utilizam a Nuvem (Cloud) para alguma ou parte de sua funcionalidade. Isso significa que você precisa proteger suas comunicações das mesmas ameaças que o resto de sua rede, como spam, tentativas de hacking, fraude, etc. Como o fornecedor controla a maior parte do serviço, você precisa verificar também sua postura de segurança.
Flexibilidade e escalabilidade
Uma plataforma de comunicação, por mais completa que seja, precisará ser personalizada para sua organização e usuários particulares. Portanto, procure por opções de personalização poderosas que lhe permitirão adaptar o que já está lá. Você deve ser capaz de ativar e desativar recursos que você não usa mais sem ter que esperar por um técnico. Enquanto um administrador teria o controle geral do sistema, os usuários individuais também deveriam ser capazes de mudar as configurações.
Qualquer plataforma de comunicação tem que crescer com a organização. Você não deve ter que mudar de provedor simplesmente porque eles não conseguem acompanhar sua demanda. Portanto, procure uma plataforma que possa facilmente escalar de uma dúzia de usuários para centenas, se não mais. Mesmo que essa trajetória de crescimento leve anos, é melhor estar preparado para o futuro do que ter que pular de navio a cada poucos meses em busca de uma opção melhor.
Uma plataforma de comunicações unificadas baseada em VoIP é uma boa opção para suas comunicações internas. VoIPstudio oferece tudo desde vídeo conferência até correio de voz visual e a capacidade de usar dispositivos móveis com seu sistema VoIP, tornando-o perfeito de cara a organizações modernas.
Implantação de uma plataforma de comunicação
Só porque você compra e implanta a melhor plataforma de comunicação dentro da empresa, não significa que ela será imediatamente eficaz. Você só recebe o que coloca em qualquer sistema. Assim, a utilização eficaz da nova plataforma depende de seus funcionários.
Obtenha a aprovação dos usuários, permitindo que eles testem e dêem feedback(opiniões) sobre as várias opções antes de escolher uma. Você obterá o máximo da plataforma quando os usuários participarem entusiasticamente e utilizarem as diversas ferramentas. É por isso que a usabilidade e a interface são tão importantes quanto ter funções robustas.
