Trabalho remoto e VoIP – Tornando sua equipe virtual mais produtiva

O escritório moderno passou por uma mudança radical nas últimas duas décadas. Ir para o trabalho costumava significar um longo trajeto e ficar sentado em uma mesa das 9 às 17 horas com os mesmos colegas durante todo o ano. Hoje, a situação é muito diferente. Graças às rápidas inovações tecnológicas, muitos funcionários trabalham em casa, em cafeterias, na rua ou nas instalações dos clientes. Os membros da sua equipe estão espalhados por todo o mundo.

A realidade é que o trabalho remoto veio para ficar. As empresas precisam ser flexíveis para competir em uma economia global. Isso significa que os funcionários precisam estar preparados para trabalhar quando for necessário, não importa onde estejam. Muitas empresas – especialmente em áreas relacionadas à tecnologia – fornecem a seus funcionários as ferramentas necessárias para isso. Mas o trabalho remoto tem seu próprio conjunto de prós e contras. Nem todas as equipes podem funcionar bem nesse modelo e nem todas as empresas podem se beneficiar dele.

Trabalho remoto e VoIP

Quando sua equipe está em escritórios espalhados por meia dúzia de países, pode ser difícil se comunicar. No entanto, a comunicação é a chave que mantém uma equipe unida, seja ela real ou virtual. Na verdade, a comunicação é ainda mais importante para uma equipe virtual. Quando você perde os meios de falar com alguém pessoalmente, precisa de outras ferramentas que possam resolver esses problemas.

As pessoas que fazem parte de equipes virtuais não têm o luxo de simplesmente se levantar, ir até um colega e fazer uma pergunta. Não é possível discutir o trabalho durante o almoço ou o café, e muitas informações que normalmente obtemos por meio da linguagem corporal são perdidas. Embora a comunicação escrita, como e-mails e mensagens, possa ajudar até certo ponto, os canais de comunicação em tempo real, como voz e vídeo, tornam-se mais importantes.

É nesse ponto que o VoIP entra em cena. Independentemente de você implementar sua própria configuração SIP ou comprar serviços hospedados de um provedor terceirizado, o VoIP pode ajudar suas equipes virtuais a se tornarem mais produtivas. Ele permite que seus funcionários trabalhem em tarefas importantes sem perder tempo com os telefones ou limpando a caixa de entrada de e-mails.

Como o VoIP pode tornar suas equipes virtuais mais produtivas?

Uma das barreiras à comunicação livre entre as equipes é o custo. Embora algumas organizações possam pagar tempo ilimitado de ligações para a equipe, a maioria das empresas precisa estabelecer orçamentos e limites para as chamadas telefônicas. Às vezes, é fácil ignorar as dificuldades do trabalho remoto e definir orçamentos muito baixos. Isso limita o quanto as equipes podem se comunicar, pois seus funcionários podem estar preocupados em atingir seus limites de despesas mensais.

O VoIP elimina completamente essa barreira. A tecnologia VoIP é independente do local. Isso significa que o local em que você está quando faz ou recebe uma ligação não tem impacto na conta final. A única distinção entre os vários tipos de ligações é o fato de a chamada entrar ou não em contato com a PSTN em qualquer ponto. Se uma ligação trafegar apenas pela Internet, ela é gratuita. Se ela tiver que atravessar a rede mais antiga, terá um custo.

Do ponto de vista comercial, isso significa que todas as ligações internas são gratuitas. É isso mesmo, toda a comunicação de voz entre seus funcionários é realmente gratuita com o VoIP. Não importa quantos membros estão em uma ligação, se você adiciona vídeo a ela ou em qual escritório todos estão sentados. Assim, ninguém precisa se preocupar com contas, o que resulta facilmente em equipes virtuais mais produtivas.

O VoIP também reúne vários canais de comunicação em uma única plataforma. As equipes virtuais podem usar os recursos de videoconferência sem custo adicional. Desde que você tenha hardware de boa qualidade (telas, microfones, alto-falantes etc.), poderá realizar reuniões e conferências virtuais. A única limitação é a quantidade de largura de banda disponível a qualquer momento e a velocidade de suas conexões de dados.

Outro grande problema para as equipes virtuais são os conflitos de fuso horário. Agendar reuniões ou até mesmo fazer uma ligação se torna um pesadelo. Como saber se um colega está ocupado ou não em um determinado horário? O meio do dia de trabalho pode ser 4 horas da manhã para outra pessoa. Os sistemas VoIP usam algo chamado informações de presença. Elas permitem que o usuário defina seu status como ocupado ou disponível para que os autores das chamadas saibam exatamente quando podem entrar em contato com ele. Os usuários podem até mesmo configurar regras que descrevem quando as chamadas devem ser atendidas, quando devem ser encaminhadas para o correio de voz ou até mesmo para um colega, se ele puder ajudar.

Muitas empresas também estão construindo suas soluções de comunicação unificada com base no VoIP. Isso permite que as equipes virtuais colaborem em projetos sem precisar alternar entre vários aplicativos, cada um com suas próprias peculiaridades e interface. Ao reunir a comunicação com outras ferramentas empresariais, você libera um enorme potencial para que as equipes virtuais sejam mais eficazes. E tudo isso começa com o VoIP.