O que são DIDs – Discagem Direta de Entrada

Os números de discagem direta de entrada, ou DIDs para abreviar, existem há muito tempo. A maioria das empresas utiliza DIDs para seu sistema telefônico, pois permite aos clientes entrar em contato diretamente com uma determinada pessoa ou departamento. A discagem direta de entrada não é nova, mas se torna mais flexível quando usada em serviços telefônicos VoIP modernos.

O que são DIDs?

A discagem direta de entrada  permite que uma empresa estabeleça um bloco de números virtuais que pode contornar a linha de recepção principal. Um número DID se conecta a um único ramal telefônico ou a um grupo. Você pode configurar DIDs para seus funcionários, equipes ou departamentos específicos. Se alguém lhe der um número para alcançá-los “diretamente” no escritório, é mais provável que seja um número DID.

Do ponto de vista do ligador, os DIDs têm a mesma aparência e funcionam como qualquer outro número de telefone. Entretanto, ele realmente funciona como um atalho para uma linha telefônica específica.

A evolução dos números DID

Mas por que as empresas precisam de números DID de qualquer maneira? Por que não atribuir um número de telefone a cada funcionário da equipe? A razão é bem simples. Comprar e usar um número de telefone dedicado para cada pessoa fica muito caro rapidamente. Em um sistema telefônico tradicional, isso pode significar milhares de funcionários e centenas de linhas troncais. 

A manutenção não só é cara, como também é um desperdício. Mesmo que você tenha milhares de trabalhadores, cada pessoa não está usando seu telefone ao mesmo tempo. Na verdade, cada linha telefônica permanece inativa e sem uso a maior parte do tempo. Uma central privada ou PABX permite que uma organização distribua algumas linhas físicas por todo o pessoal. Ela melhora a utilização das linhas e é muito mais barata. 

Um PABX resolve o problema de precisar de várias linhas, mas agora os operadores têm que ser encaminhados ao seu destino por uma recepcionista ou outro sistema automatizado como uma lista telefônica. E se um cliente quiser ligar diretamente para uma determinada pessoa? É aí que entram os números DID. 

A maioria das médias e grandes empresas utiliza DIDs, menus telefônicos e Unidades de Resposta Audível (URA) com base na necessidade. Todas estas características servem a um propósito principal – enviar os que ligam para o destino certo o mais rápido possível. Qual deles você usa depende da situação ou até mesmo do tipo de ligação.

DIDs para VoIP e SIP Trunks

As DIDs evoluíram na linha fixa tradicional e na PSTN, mas continuam a ser uma característica exigida também nos sistemas VoIP. O VoIP é o sistema telefônico mais utilizado em 2021, independentemente de a empresa utilizar o SIP trunking ou serviços hospedados. Graças a SIP Trunks, as empresas podem adicionar quantas linhas forem necessárias apenas quando precisarem. Não há necessidade de comprar linhas extras, depois esperar semanas para que um técnico saia e instale novos cabos. 

Consequentemente, os números DID também se tornam mais flexíveis e poderosos. Um número DID pode ser conectado a um telefone de mesa, a um aplicativo em um dispositivo móvel ou mesmo a um fax. Do ponto de vista do cliente, nada muda. Muitas vezes eles não têm nenhuma idéia de que o número DID é diferente de um número de telefone típico. Combine DIDs com encaminhamento de ligações e outros poderosos recursos VoIP para melhorar a experiência de todos os que ligam.

Como obter um número DID

Apesar de você ser livre para obter seus números DID e serviço telefônico de diferentes fornecedores, geralmente é mais econômico obter tudo de uma única fonte. A diferença para cada número pode não ser muito, mas quando você compra centenas de números, isso se soma rapidamente. 

Portanto, se sua empresa administra seu sistema usando SIP Trunks, você pode obter números DID do mesmo fornecedor. É semelhante se a empresa utiliza serviços VoIP hospedados, seu fornecedor pode atribuir números DID como e quando você precisar deles.

Normalmente, os DIDs não têm taxas contínuas. Os fornecedores cobram quando compram novos números, mas geralmente, não há taxas adicionais. Entretanto, você sempre pode remover os números que não utiliza. Quando os funcionários deixam a empresa ou mudam para um local diferente, você pode reatribuí-los conforme necessário. 

Gerenciando números DID

Gerenciar números DID – não importa quantos você tenha – é tão simples quanto usar qualquer outro recurso em seu sistema VoIP. Você pode atribuir números, adicionar mais quando precisar deles e remover aqueles que você não usa mais do seu painel de controle. Não há necessidade de esperar semanas para que um técnico instale fiação ou linhas físicas. Você não precisa se comprometer com um número mínimo pré-definido ou esperar até que seu contrato atual expire para obter números adicionais. 

DID vs URA vs Árvores Telefônicas

Você pode se perguntar por que as empresas precisam da DID se elas já têm opções de URA ou uma árvore de telefones com ramais para funcionários e departamentos. Depende da situação qual recurso você quer usar para melhorar a experiência de quem liga. 

Às vezes a URA é a melhor opção para reduzir os tempos de resposta ou minimizar o tempo que um cliente espera em espera. Em outras ocasiões, você quer que as pessoas que ligam possam ligar à pessoa certa sem passar pelo URA ou ter que discar um número de ramal.

Considere as seguintes situações:

• Você tem uma equipe de suporte técnico dedicada para auxiliar os clientes em questões de produtos. Um URA pode ser a melhor opção para que as pessoas que telefonam com consultas simples possam obter respostas rapidamente. Outros com problemas mais sérios podem falar com um representante para obter soluções.
• Os gerentes e vendedores recebem números DID específicos para que os clientes possam contatá-los diretamente. Isto reduz os tempos de espera dos clientes, pois eles não têm que passar pelas principais linhas de recepção. É muito mais simples para os chamadores discar um número do que ter que procurá-los por nome/departamento, etc.
• As empresas ainda podem oferecer uma opção de discagem por extensão se o interlocutor não tiver o número DID para a pessoa com quem deseja falar. Ou talvez um cliente queira falar com alguém do departamento de contabilidade e não com uma pessoa específica. Em tais situações, uma lista telefônica com a opção de discar um ramal vem a calhar.

Portanto, a questão realmente não é se os DIDs são melhores do que os recursos de URA ou se usar a discagem por extensão. Trata-se de usar o recurso apropriado, dependendo das circunstâncias.

Benefícios dos DIDs para as empresas

As DIDs são perfeitas para qualquer tamanho de negócio, independentemente de você ter 2 funcionários ou 2000 em vários países. Alguns dos benefícios de usar os DIDs incluem:

• Economize em custos

Com os números DID, você pode minimizar o número de ‘troncais’ que precisa e ainda fornecer números de telefone para todos os funcionários que precisam deles. Você também pode encaminhar ligações para equipes diferentes em vários escritórios, como se estivessem trabalhando no mesmo local. A melhor parte? Você pode fazer isso sem incorrer em taxas por ligações de longa distância!

• Melhor experiência para quem telefona

Seu objetivo é ter uma conversa personalizada com a pessoa certa sem ficar em espera, ter que deixar um voicemail ou ser transferido várias vezes. Os números DID permitem que as pessoas que ligam cheguem diretamente a alguém, não há necessidade de esperar por uma recepcionista ou ouvir uma lista interminável de opções. Na verdade, muitas empresas eliminaram a necessidade de uma recepcionista graças aos recursos automatizados incorporados aos modernos sistemas VoIP.

• Números de telefone locais

A maioria dos clientes prefere ligar para um número local, mesmo quando sabem que o negócio é uma grande corporação multinacional. Uma empresa pode obter DIDs com códigos de área locais, facilitando a memorização e a discagem de números pelos clientes.

• Melhorar a comunicação da equipe

As equipes podem combinar texto, ligações de voz, videochamadas, ligações em conferência e e-mail para melhorar a comunicação da equipe. Extensões dedicadas facilitam o contato com os companheiros, mesmo que eles estejam em um país diferente.

• Encaminhamento e Roteamento de ligações

Com funcionários e escritórios em vários locais, o gerenciamento de ligações e roteamento torna-se crucial. Capacitar os funcionários com as ferramentas certas para que eles possam atender ligações em um dispositivo móvel, em seu laptop, ou em um telefone de mesa. Você pode conseguir tudo isso e o ligador não tem que saber que nada é diferente. Tudo o que eles sabem é que podem alcançar a pessoa na primeira vez.

• Organize vários fusos horários

Vocês têm equipes de apoio ou representantes de serviço trabalhando em diferentes fusos horários? Ou talvez você ofereça horas de suporte estendidas para clientes específicos. Quando você combina DIDs e encaminhamento automático de ligações, você pode definir as ligações para telefonar para o local certo em função da hora do dia. 

• Flexibilidade

A Discagem Direta por Conta Própria é uma característica fantástica. Mas quando você a combina com URA, e-mail, texto e fax, ela lhe dá um sistema de comunicação robusto que é flexível, mas poderoso. 

• Acompanhe as campanhas de marketing/vendas

As DIDs podem ser úteis para rastrear qualquer campanha de vendas ou marketing que você executar. Suponha que você esteja executando 2 campanhas diferentes em áreas vizinhas. Atribua números DID separados para cada campanha e rastreie as ligações recebidas. Isto permitirá que você teste qual campanha é melhor antes de lançá-la em outros mercados. Da mesma forma, você pode rastrear o ROI em diferentes campanhas publicitárias com números DID.