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Como a telefonia VoIP pode ajudar as agências de marketing

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Serviços VoIP | VoIP empresarial

Cada vez mais agências de marketing estão relocalizando seus escritórios e permitindo que seus funcionários trabalhem remotamente. A recente pandemia tem estimulado uma nova forma de trabalho. Este método tem estado no horizonte por anos, mas muitas empresas não conseguiram ainda dar um salto

O trabalho remoto tem sido um passo essencial para muitas empresas do setor de marketing. A maioria destas empresas tem trabalho à distância sem precisar viajar para o escritório. Como resultado, muitas empresas conseguiram estabilizar esta situação excepcional e tirar proveito da mesma.

Uma das desvantagens do trabalho à distância é a comunicação. Com a distância entre os funcionários, a comunicação interna e externa se tornou mais complexa. Agora é mais difícil comunicar-se com seus companheiros e empresas interessadas em seus produtos.

Os serviços telefônicos VoIP são uma grande ferramenta que muitas agências de marketing estão começando a implementar. Muitas vezes são decisões difíceis de tomar, mas são mais fáceis de adotar do que parecem.

A seguir, explicaremos o quão vital um serviço telefônico VoIP pode ser para sua agência de marketing e os benefícios que ele pode lhe trazer.

De trabalho cara a cara a trabalho remoto ou híbrido

O mercado de trabalho está se transformando ao longo do tempo, e cada vez mais empresas estão optando pelo trabalho remoto ou híbrido para seus negócios.

De acordo com o Relatório do Mercado: IT Labour Market Report 2022, 23 milhões de pessoas na América Latina estarão trabalhando remotamente a partir de 2021. Este número é alto o suficiente para considerar as soluções que as empresas podem tomar para facilitar o trabalho dos funcionários e torná-lo mais lucrativo para seus negócios.

Os ambientes digitais estão se tornando cada vez mais comuns dentro das empresas. Trabalhar com equipamentos tecnológicos, ter documentos na nuvem e contar apenas com uma boa conexão de internet permite realizar seu trabalho de quase qualquer lugar do mundo.

Muitas empresas também estão optando por misturar ambos os sistemas, permitindo assim a melhor das duas formas de trabalho. Algumas, como o BBVA, decidiram fazer isso com o dia de trabalho híbrido. O modelo que eles propõem é trabalhar 40% do dia de trabalho à distância e o resto do dia no escritório. Em outras palavras, dois dias de cada semana de trabalho, você poderá trabalhar na área de sua escolha.

O modelo de trabalho híbrido está se difundindo, pois dá grande flexibilidade aos trabalhadores. O trabalho híbrido os faz sentir-se mais à vontade com seu trabalho e mais satisfeitos e melhora seu compromisso com a marca. Estes são alguns dos benefícios que os especialistas dizem que o trabalho híbrido traz.

Melhorando o equilíbrio trabalho-vida

A flexibilidade que o trabalho híbrido traz para as pessoas é uma grande vantagem para as pessoas dentro da empresa. As empresas conseguem oferecer mais espaço para movimentação a seus funcionários e assim melhorar a cultura da empresa.

Proporcionando a seus funcionários um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal os tornará mais felizes. A flexibilidade pode se traduzir em maior produtividade, pois você lhes dará a flexibilidade para trabalhar com mais conforto e tranqüilidade.

Com o trabalho híbrido, você conseguirá que o trabalhador atenda às suas tarefas pessoais e profissionais da maneira mais confortável. Um sistema ao qual talvez não estejamos acostumados veio para melhorar a vida das empresas e dos funcionários.

Melhorando o ambiente de trabalho

Outra característica positiva do trabalho híbrido é a melhoria das relações pessoais das pessoas na empresa. Ter um modelo de trabalho que acomoda tanto o trabalho remoto como o presencial reduz ambas as monotonias.

Com esta medida, você conseguirá que seus funcionários venham a trabalhar muito mais felizes e proativos na melhoria de suas relações de trabalho. Passar do trabalho remoto total na era pandêmica, onde você passa longas horas em casa sem interação social, para este modelo híbrido irá otimizar a experiência do funcionário na empresa.

Compromisso ambiental

Outra vantagem que as empresas podem tirar proveito é criar uma marca mais forte, mais responsável e comprometida com o ambiente no qual exercem suas atividades comerciais

Reduzir o impacto ambiental quando os funcionários dirigem para o trabalho é uma atividade essencial para as empresas. Tornar os espaços onde eles vivem mais sustentáveis e menos poluídos é uma mensagem positiva para a sociedade.

responsible brand committed to the environment

Antecipação de problemas de saúde futuros

A recente explosão do COVID notificou todas as empresas sobre possíveis problemas que requerem trabalho remoto. A pandemia nos ensinou a nos adaptarmos a tais situações, utilizando ferramentas valiosas para trabalhar em diferentes locais.

As empresas que utilizam o sistema de trabalho híbrido estão mais preparadas para futuros problemas de saúde, emergências médicas ou qualquer outro problema que possa nos obrigar a ficar confinados.

Por outro lado, também é importante evitar a propagação de doenças do dia-a-dia. Este método de trabalho envolve menos contato pessoal ou pelo menos recorrente. Certas doenças, como resfriados ou gripe, terão menos impacto na sociedade.

Quais são as vantagens de trabalhar à distância para agências de marketing?

As agências de marketing são uma das empresas que permitem que seus líderes adotem ferramentas on-line para facilitar o trabalho remoto. São empresas que devem sempre olhar para as novas tendências para adotá-las; neste caso, elas podem estar na vanguarda da tecnologia.

Economia de custos

As empresas que oferecem trabalho remoto podem alocar melhor seus ativos para otimizar seu uso. Não é raro ver empresas mudando suas sedes para edifícios menores ou menos centrais para economizar custos. Tudo isso é influenciado pela liberdade que um ambiente digital, flexível e móvel lhe proporciona.

Para os trabalhadores, é também uma economia de custos não ter que se deslocar diariamente para o trabalho. Por exemplo, na Espanha, um estudo da Cisco estima que os espanhóis comuns economizam 130 euros por semana com o teletrabalho. Este valor está próximo da média mundial de cerca de 150 euros por semana.

Digitalização dos processos

Outro benefício do trabalho remoto é que a empresa deve digitalizar os processos. Em outras palavras, quando você decide ter seus funcionários trabalhando à distância, você deve assumir os custos envolvidos na mudança das aplicações remotas.

Normalmente, estes custos não são muito altos, e o período de retorno é bastante administrável. É também uma boa opção, pois cada vez mais aplicações e ferramentas estão disponíveis no mercado, de modo que você pode escolher a melhor aplicação que melhor se adapte a você em termos de qualidade/preço.

O bem-estar de sua força de trabalho

De acordo com um estudo da Cisco chamado Hybrid Work 2022, as pessoas que fazem teletrabalho melhoram sua qualidade de vida de muitas maneiras.

Uma delas é em termos de exercício físico e nutrição, duas variáveis que estão ligadas ao tempo livre que você tem para fazê-las. De acordo com este estudo, cada pessoa ganha em média 4 horas por semana por teletrabalho.

Esta melhoria na qualidade de vida dos funcionários afeta diretamente seu estado emocional, financeiro, mental, físico e social. Conseguimos ter trabalhadores mais estáveis emocionalmente, trabalhadores mais felizes em nossa empresa e uma maior possibilidade de desenvolver seu trabalho de forma eficiente.

De acordo com este mesmo estudo, 82% das pessoas em todo o mundo consideram que o teletrabalho os tornou mais felizes. Esta felicidade reside em menores níveis de estresse, maior relaxamento e menos pressão.

Equipamentos diversos

Para muitas empresas que operam em diferentes países, é crucial ter trabalhadores com o nível do idioma nativo de seus mercados. Ter um emprego remoto é uma grande vantagem para os departamentos de recrutamento das empresas.

Quando você oferece um emprego remoto, você pode abrir seu filtro de busca para praticamente todos. Você poderá escolher entre um número mais significativo de pessoas, assim você terá a possibilidade de encontrar um candidato muito mais adequado para sua empresa.

Quadro de comutação VoIP em uma agência de marketing

Muitas agências de marketing são muito limitadas por seus sistemas telefônicos e precisam de mais funcionalidade para seus negócios.

Em uma pequena agência de marketing, é comum ter um número de telefone para atender aos clientes. Se as ligações são ligações recebidas para atender potenciais ou novos clientes ou se queremos fazer ou receber ligações de nossos clientes atuais.

A seguir, explicaremos, como exemplo, um caso confirmado de uma agência de marketing com sua conseqüente contextualização para saber o que a mudança no telefone VoIP pode trazer para uma agência de marketing.

O que um PABX VoIP traz para uma agência de marketing?

Muitas empresas nos perguntam sobre o serviço que oferecemos, e como ele pode ajudá-las se for difícil de usar ou caro.

Bem, para as agências de marketing, é uma ferramenta útil. Neste caso, estamos falando de uma pequena agência, com todos os seus funcionários trabalhando remotamente.

  • Telefone obsoleto do escritório

Com a nova distribuição de funcionários remotos, devido à COVID-19, o telefone no escritório tornou-se completamente inútil, pois normalmente não há ninguém lá. A maioria das ligações recebidas seria perdida.

A telefonia VoIP permite que os funcionários tenham seu telefone no computador, no Tablet ou no telefone celular. Todos poderão receber ligações em seus aparelhos e em casa.

  • Encaminhamento de ligações

Com o telefone convencional, a recepção de ligações é única, e você não pode fazer nada depois de recebê-las. Com o sistema telefônico VoIP, você pode organizar as ligações para que a pessoa certa as receba, criando URAs e filas de espera de ligaçõess.

Ao criá-las, você poderá receber notificações sobre quais informações os clientes querem obter antes de pegar o telefone. Assim, você sabe qual pessoa da empresa deve atender o telefone

Por outro lado, você também pode administrar que se a ligação não for atendida no softphone ou no aplicativo, você poderá encaminhá-la para outro número. Neste caso, o encaminhamento foi feito para o telefone pessoal da pessoa encarregada da empresa.

  • Implementação simples

Muitas vezes é um momento complicado para qualquer empresa mudar os sistemas básicos interna e externamente. É por isso que implementar um sistema telefônico VoIP pode ser um passo complicado.

Queremos tirar esta idéia de qualquer agência de marketing que a considere. É um processo simples que levará muito pouco tempo para ser estabelecido. A operação da aplicação também não será entediante ou demorada.

Se você precisar configurar qualquer outra coisa, a equipe técnica sempre o ajudará.

No VoIPstudio, podemos gerar ingressos, o que o coloca em contato direto com um de nossos assistentes. Eles o ajudarão durante o processo de instalação e configurar seu sistema da maneira que você desejar.

  • Preços e soluções flexíveis para cada empresa

Neste caso, sendo uma pequena empresa com necessidades diferentes, eles decidiram optar por uma solução mais fundamental com preços mais baixos.

Decidiram criar apenas um usuário, que tem um preço mais baixo do que se desenvolvessem mais usuários com o mesmo número de telefone.

Com isto, eles perdem algumas características como o chat interno, que, neste caso, eles já tinham coberto por sua aplicação de gestão.

  • Ligações multi-linha e de três vias

Enquanto na telefonia convencional, você só pode atender uma ligação de cada vez, a telefonia VoIP permite que você receba várias ligações no mesmo número ou faça quantas ligações forem necessárias.

Em outras palavras, você pode falar com dois clientes simultaneamente a partir do mesmo número. Você também pode receber uma ligação ao mesmo tempo em que outro companheiro liga para um cliente.

three-way calling

Por outro lado, a telefonia VoIP permite adicionar facilmente um terceiro à ligação em progresso, facilitando a resolução de dúvidas ou conflitos de uma forma rápida e ágil. Ela também possui um serviço de conferência para ligações entre tantos participantes quantos forem necessários.

Soluções de problemas para uma pequena agência de marketing

Quando você for uma pequena agência, você vai querer características únicas que se adaptem ao seu negócio. Aqui estão alguns dos problemas que conseguimos resolver com uma pequena agência de marketing:

  • Uma conta para todos

No caso desta agência, eles são uma empresa com baixas ligações de entrada/saída. Portanto, eles precisam de uma aplicação simples que se adapte às suas necessidades. Neste caso, foi decidido ter uma conta para todos. Na qual todos eles podem se conectar ao mesmo tempo e atender todas as ligações, mas não se comunicam via chat.

Neste ponto, todos os funcionários entram na aplicação com o mesmo nome de usuário e senha. Quando alguém liga para a agência, o telefone de todos tocará e quem for mais capaz de atender a ligação será capaz de atendê-la.

Se a ligação não for atendida, eles podem sempre transferi-la de volta para uma fila para ser atendida por outros funcionários ou estacionar a ligação para resolver a consulta e devolvê-la ao cliente.

  • Várias linhas de negócios

Neste caso, nos deparamos com uma agência de marketing com duas linhas de negócios. Uma focada no mercado nacional e a outra no mercado internacional.

Portanto, eles precisavam saber quem os estava ligando para poder responder em espanhol ou inglês. Como podemos conseguir isso?

A notificação chegará até eles de duas maneiras antes que eles atendam a ligação. Graças ao uso de filas de espera de ligações, eles serão notificados sobre a fila de onde a ligação está vindo. Ou seja, se vier do número de discagem do cliente 1, será nacional, mas se vier do número de discagem do cliente 2, será internacional.

O seguinte aviso é quando você atende o telefone. O sistema irá tocar uma locução. Neste caso, quando você pega o telefone, ouvirá uma locução dizer Internacional ou Nacional, para que você também saiba de onde o cliente está ligando.

Com isto, otimizamos o processo de atendimento ao cliente, tornando-o muito mais personalizado.

  • Fora de horas

Além da edição anterior de servir uma audiência internacional, algumas ligações podem chegar quando ninguém está trabalhando e, portanto, não podem ser atendidas.

Por este motivo, foi criada uma nova linha URA dentro do sistema, que só funciona fora do horário comercial da empresa. Em outras palavras, uma nova mensagem de voz é reproduzida se eles telefonarem fora do horário que explique ao cliente o horário da empresa e o tempo de atenção.

Esta mensagem de voz dizia ao cliente que a empresa estava atualmente fechada, para tentar ligar durante o horário comercial e, caso contrário, para deixar uma mensagem de correio de voz. Com a mensagem de voz, eles podiam comunicar o que queriam.

A mensagem de voz do cliente poderia ser ouvida a partir do próprio aplicativo ou com um e-mail que seria enviado para o endereço de e-mail da empresa.

Razões para implementar um serviço de telefonia VoIP em sua agência de marketing

Com a possibilidade acima para as empresas de marketing de permitir que seus funcionários trabalhem remotamente, a implementação de um serviço de telefonia é uma das opções mais excitantes para que eles adotem

O escritório moderno deixou para trás muitas ferramentas que eram comuns nas empresas. A obrigação de ir a um lugar para trabalhar por 8 horas e cinco dias por semana está chegando ao fim. Os funcionários podem agora trabalhar de qualquer lugar do mundo sem precisar estar em casa. Está se tornando cada vez mais comum ver pessoas trabalhando em cafeterias, aeroportos, locais ao ar livre e muito mais.

Mas que vantagens isso pode trazer às agências de marketing, e o que deve levá-las a adotar um sistema de comunicação VoIP em suas empresas?

A seguir serão explicadas algumas das melhorias que as empresas de marketing terão ao implementar um serviço de telefonia:

Rentabilidade do negócio

Um dos primeiros pensamentos que as empresas têm quando decidem adotar uma nova ferramenta é quanto tempo levará para recuperar o investimento e quão diferente será o custo mensal a longo prazo em comparação com a solução antiga.

Um sistema VoIP reduzirá a conta telefônica regular de uma empresa em quase 50%. A diferença é ainda mais significativa se falarmos de ligações internacionais, pois um serviço telefônico VoIP só precisa de seu pacote de dados para se conectar a alguém no exterior.

O telefone VoIP é independente de localização. Ele não terá impacto em sua conta, dependendo do país para o qual você está ligando. Portanto, se você é uma empresa internacional, você deve considerar a implementação de um serviço telefônico para melhorar seu negócio.

Comunicações unificadas

Nos referimos às comunicações unificadas (UC) como aquelas ferramentas que permitem a interação e a colaboração digital de todas as pessoas da empresa. Em outras palavras, um serviço de telefonia é uma ferramenta que nos permitirá unificar ligações telefônicas, conferências, SMS, e-mails ou voicemail na mesma aplicação.

É uma característica que levará sua empresa a outro nível. Com esta gestão de todas as comunicações da empresa, tanto externas como internas, a partir de uma única ferramenta, você pode melhorar significativamente seu dia-a-dia. Será muito mais fácil para os funcionários se comunicarem com um colega de trabalho e para a empresa controlar tudo o que acontece com suas comunicações.

Além disso, todas as comunicações internas entre os usuários da ferramenta são gratuitas. Quer sejam ligações, videochamadas ou mensagens, todas elas estão incluídas no serviço de telefonia sem custos

Finalmente, você terá a vantagem de utilizar sua aplicação a partir de qualquer dispositivo (computador, celular, Tablet.). Você terá a vantagem de utilizá-lo a partir de sua aplicação dedicada ou de outras ferramentas, como os ramais Google Chrome.

Aumento da produtividade

Olhando para o acima exposto nos leva a concluir que seus funcionários estarão mais bem equipados tecnologicamente para realizar seu trabalho. Esta mudança se traduz em aumento de produtividade.

Toda empresa tem em mente como fazer melhor com seus ativos, ou em outras palavras, como fazer mais (ser mais produtivo) com o mesmo apoio. Bem, um serviço telefônico é uma daquelas ferramentas que ajudam a aumentar a produtividade.

A comunicação é essencial dentro da empresa para realizar milhares de processos do dia-a-dia. Portanto, tornar esta comunicação (interna e externa) mais descomplicada, mais fluida e rápida significa menos tempo desperdiçado na gestão.

A otimização do uso de um serviço telefônico dentro da empresa pode trazer muitos benefícios para a empresa. Teremos que ensinar nossos funcionários a usar a ferramenta para tirar o máximo proveito dela. Este processo não será demorado, pois o telefone VoIP é muito semelhante em uso à tecnologia existente.

Aumento da competitividade

No mercado altamente competitivo de hoje, é essencial adaptar-se a novas situações para se manter competitivo. É por isso que muitas empresas já estão optando pela capacidade de contratar os melhores candidatos em sua área, e isto só é possível com trabalho remoto.

A capacidade de qualquer empresa de atrair e reter os melhores talentos é um elemento diferencial. Por este motivo, oferecer trabalho remoto e flexível com condições de trabalho que melhorem a qualidade de vida do funcionário será um ponto muito positivo em sua escolha.

A introdução de um serviço de telefonia em sua empresa lhe dará a capacidade de contratação que você deseja em termos de escolha geográfica do candidato. Você não precisará ter um horário fixo rigoroso; você não terá que definir uma área onde eles trabalharão e não os obrigará a passar 8 horas por cinco dias seguidos no mesmo local.

Você precisa de um serviço telefônico para sua agência de marketing?

Você pode pensar que um serviço telefônico é um serviço que serve apenas para vender a clientes externos ou para atender ligações, mas isto está muito longe da realidade.

Um serviço telefônico fará com que sua empresa vá mais longe nas comunicações. Tenha tudo sob controle para que nenhuma informação seja perdida pelo caminho e otimize os processos.

Um número crescente de agências de marketing tem um serviço de telefonia dentro de seus negócios, portanto, não é mais uma vantagem competitiva, mas uma necessidade comercial.

Não temos dúvidas de que sua agência de marketing precisa adquirir um serviço de telefonia, portanto, não hesite e entre em contato conosco para que possamos ajudá-lo em seu processo de adoção.

O VoIPstudio é um conhecido provedor de telefonia VoIP internacional que oferece uma grande garantia para suas comunicações, devido a sua vasta experiência. Oferecemos um teste gratuito por 30 dias, para que você possa ver como um serviço telefônico se adequa ao seu negócio

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