Se você trabalha em RH (Recursos Humanos), provavelmente já sabe que suas habilidades mais valiosas estão centradas no trabalho com pessoas e não na entrada manual de dados. Mas isso não muda o fato de que o software de RH está se tornando cada vez mais útil e popular.
Desde a supervisão do processo de contratação até o aumento do envolvimento dos funcionários, os departamentos de RH geralmente gerenciam vários processos, comunicam-se com várias pessoas e lidam com muitos formulários. Não é preciso dizer que a simplificação de todas essas tarefas pode economizar tempo e recursos valiosos.
É aí que entra a escolha da melhor plataforma de automação. A automação de RH pode ajudá-lo a se concentrar em um trabalho mais estratégico, permitindo que sua pequena empresa tenha sucesso a longo prazo e se concentre no crescimento futuro. Vamos dar uma olhada em como o poder da automação pode ser visto na prática.
O que é automação de RH?
A automação de RH simplifica e otimiza várias funções de RH usando ferramentas digitais modernas. Dessa forma, as empresas podem aumentar significativamente a eficiência de seu departamento de RH utilizando plataformas que automatizam tarefas e processos manuais, como entrada de dados, administração de benefícios, integração de funcionários e processamento de folhas de pagamento.
O software de automação pode ajudar a reduzir o erro humano, aumentar a conformidade, aprimorar as experiências dos funcionários e criar oportunidades para a tomada de decisões baseadas em dados. Isso também permite que a equipe de RH se concentre em áreas mais importantes de sua função, como a busca de novos talentos, o treinamento e o incentivo aos talentos já existentes.
Alguns exemplos de automação de RH incluem:
- Sistemas de rastreamento de candidatos (ATS): Usados para automatizar anúncios de emprego, triagem de currículos e processos de entrevista.
- Ferramentas de autoatendimento: Orientam os novos contratados por meio de materiais de integração, desde e-mails de boas-vindas e configuração de conta até materiais de orientação e registro de benefícios.
- Ferramentas de gerenciamento de desempenho:Rastreiam automaticamente as métricas de desempenho dos funcionários e ajudam a gerenciar as avaliações de desempenho.
- Software de controle de horários: Os funcionários e os gerentes de RH podem monitorar horas, horas extras, licenças remuneradas e assim por diante. Esse software também pode reconciliar esses dados de diferentes fontes para que fiquem limpos e consistentes.
- Ferramentas de pesquisa com funcionários: Elas facilitam a medição do envolvimento e da satisfação dos funcionários para todos.
- Plataformas de comunicação: Ferramentas como sistemas VoIP possibilitam a integração, o roteamento de ligações, as teleconferências e o treinamento da equipe do contact center.
A automação de RH beneficia as pequenas empresas
Independentemente do seu setor ou tamanho, todas as empresas devem tomar nota das tendências modernas de automação. Mas como ela pode beneficiar especificamente os departamentos de RH de uma pequena empresa?
Agiliza os processos de recrutamento
As ferramentas de automação permitem que as empresas atraiam, envolvam e selecionem os candidatos mais adequados de forma eficaz e eficiente. Isso é inestimável em um mundo remoto em que centenas de candidatos podem estar se candidatando de todo o mundo.
Ao usar tecnologias como aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural, a automação pode ajudar os gerentes de contratação a selecionar currículos, agendar entrevistas e monitorar a comunicação com os candidatos, o que reduz a carga de trabalho administrativo e os erros humanos.
A automação em recursos humanos pode até mesmo aprimorar o processo de recrutamento ao:
- Identificação das principais habilidades e requisitos do cargo.
- Prever o comportamento e o desempenho do candidato.
- Garantir a conformidade com as leis trabalhistas em constante mudança.
- Proporcionar uma experiência positiva ao candidato com comunicação personalizada e interação contínua.
Melhora a integração dos funcionários
A automação de RH melhora significativamente a integração de funcionários ao simplificar processos, reduzir erros e ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência.
A simplificação de procedimentos como verificações de antecedentes e coleta de documentos vitais acelera o processo de integração. Isso ajuda a garantir que os funcionários possam se adaptar às suas funções e trabalhar de forma produtiva mais rapidamente do que antes.
As plataformas automatizadas também permitem uma experiência mais personalizada e envolvente para os novos recrutas por meio de recursos como:
- Orientações virtuais.
- Sessões de treinamento guiadas.
- Acompanhamento automatizado de desempenho.
Tudo isso contribui para a satisfação do funcionário desde o primeiro dia de trabalho. Em longo prazo, isso leva a um local de trabalho mais positivo, com maior retenção de funcionários.
Gerencia o controle de tempo e presença
O gerenciamento do tempo é vital para as pequenas empresas. A implementação da tecnologia de automação, como o software de registro de horários, pode transformar a sua produtividade ajudando-o a gerenciar os horários dos funcionários e a cumprir os prazos.
Esse software utiliza os dados em todo o seu potencial, permitindo que todos os membros da sua equipe acompanhem os cronogramas dos projetos, identifiquem as áreas em que há excesso de trabalho e deleguem tarefas aos membros da equipe com mais flexibilidade.
Além disso, os gerentes podem usar os dados para ter uma visão em tempo real da presença dos funcionários, dos pedidos de licença e da disponibilidade da equipe. Com essas informações, você pode ajustar os prazos ou mover os funcionários entre os projetos, conforme necessário.
Isso não apenas reduz os erros, mas também o ajuda a entender os padrões de trabalho dos funcionários e a produtividade geral. Isso permite que você aprenda e faça melhorias quando necessário.
Simplifica o gerenciamento do desempenho
Com sistemas de automação dedicados, você pode otimizar e simplificar as tarefas de gerenciamento de desempenho, como definição de metas, acompanhamento do progresso dos funcionários e fornecimento de feedback oportuno.
Em vez de gastar tempo compilando dados manualmente, você tem mais tempo para analisá-los, o que lhe permite concentrar-se no gerenciamento e no desenvolvimento dos funcionários. Um processo automatizado e apoiado em dados também lhe dá a base para uma abordagem justa e consistente do gerenciamento de funcionários.
Melhora o autoatendimento dos funcionários
Na cultura de trabalho moderna de hoje, é essencial que os funcionários tenham a liberdade e a flexibilidade para gerenciar e acessar informações relevantes.
A implementação de ferramentas como o software de folha de pagamento de RH capacita os funcionários, dando-lhes acesso instantâneo a dados vitais, como salários, férias, contracheques e informações sobre benefícios. Esse software melhora a experiência do funcionário, promovendo a transparência e a confiança no local de trabalho ao permitir que os funcionários acessem e verifiquem seus próprios registros.
Com a adoção do software de folha de pagamento, os funcionários podem facilmente solicitar folgas, atualizar dados pessoais, acessar os serviços de suporte da empresa e até mesmo acompanhar seu desenvolvimento profissional. Tornar esses processos “self-service” dá aos funcionários um sentimento de propriedade e autonomia, o que é altamente benéfico para aumentar a satisfação dos funcionários.
Ajuda na conformidade e na geração de relatórios
As ferramentas de automação ajudam na conformidade e na geração de relatórios dentro das organizações. Não há espaço para erros humanos e, ao substituir os processos manuais, você pode eliminar as inconsistências de dados que podem levar à não conformidade.
Além disso, o software de automação coleta dados em tempo real, de modo que você pode verificar regularmente se está em conformidade, ajudando-o a ficar à frente das mudanças na legislação. Ao manter todos os dados em um único local, o software de conformidade pode gerar a documentação e os formulários necessários sob demanda, tornando a conformidade menos problemática.
Estratégias de automação de RH
Agora que sabemos o que a automação inteligente pode fazer, como você pode implementá-la?
Pesquise soluções de automação de RH
Para começar, procure fontes on-line confiáveis, como blogs de tecnologia de RH, relatórios do setor e análises para reunir informações sobre tendências de automação, fornecedores populares e soluções adequadas. Consulte fóruns de RH ou grupos do LinkedIn para perguntar a pessoas com experiência em primeira mão sobre como elas usam esses sistemas e os principais benefícios.
Se você estiver de olho em uma solução, verifique se o fornecedor oferece recursos educacionais, como e-books e webinars. Esses recursos lhe dão uma visão geral do produto e da empresa antes de fazer a compra.
Depois de saber o que está procurando e se interessar por uma solução, entre em contato com a equipe de vendas e não tenha medo de fazer perguntas sobre os recursos e o suporte necessários.
Comece com os processos principais
Quando estiver implementando a automação de RH, é importante começar pelos processos mais importantes.
Isso inclui:
- Pesquisa de talentos, triagem de currículos e entrevistas.
- Integração de funcionários.
- Gerenciamento da folha de pagamento.
- Gerenciamento de desempenho e produtividade.
- Aprendizado e desenvolvimento.
- Desvinculação de funcionários.
Ao automatizar essas tarefas rotineiras e administrativas, você pode reduzir significativamente o tempo gasto em trabalhos manuais e repetitivos e se dedicar a projetos mais estratégicos.
Em vez de apenas permitir que você se mantenha no topo do trabalho que já está fazendo, isso melhorará proativamente a forma como a sua empresa opera.
Personalize os fluxos de trabalho de automação
Todo mundo quer trabalhar mais rápido e de forma mais consistente. Mas o processo de automação não é uma solução única para todos.
Ao configurar a automação de RH, é essencial personalizar os fluxos de trabalho de automação de acordo com as necessidades específicas da sua equipe, criando uma experiência perfeita tanto para os funcionários quanto para a gerência.
Permita que os problemas das equipes conduzam a solução. Por exemplo, sua equipe de suporte ao cliente pode estar fazendo um bom trabalho sozinha, mas precisa de ajuda para se comunicar com outras equipes. Nesse caso, considere a integração de uma solução de VoIP com seu outro software para compartilhar informações entre departamentos.
Dessa forma, a equipe de vendas pode visualizar as notas de suporte em seu CRM. Ao fazer com que suas equipes trabalhem juntas com mais frequência, você aumentará o envolvimento dos funcionários e dará às pessoas mais caminhos para o desenvolvimento.
Treine a equipe de RH e os funcionários
O software de automação de RH é um investimento que vale a pena, mas é preciso ter certeza de que suas equipes estão tirando o máximo proveito dele. Isso significa dedicar tempo e recursos para treinar a equipe de RH e os funcionários “usuários finais”.
Isso é fundamental para garantir que os processos automatizados sejam executados sem problemas dentro da organização. Ao treinar adequadamente a equipe de RH, eles entenderão melhor as nuances do software e seus recursos, o que lhes permitirá solucionar quaisquer problemas que possam surgir.
Lembre-se de fornecer aos funcionários instruções ou tutoriais claros sobre o uso da nova plataforma e dos novos serviços para que eles possam se adaptar mais facilmente ao uso dos novos processos. Isso também conseguirá a adesão dos funcionários que talvez estejam acostumados a trabalhar da maneira antiga.
Por fim, garanta uma forte linha de comunicação entre o RH e as outras equipes, para que os funcionários possam levantar rapidamente problemas com os novos sistemas.
Monitore e otimize o desempenho
A implementação bem-sucedida de ferramentas de automação é um processo contínuo. É preciso continuar a monitorar e otimizar o novo sistema para ter certeza de que está obtendo os resultados desejados.
Como em muitos projetos de negócios, você pode fazer isso monitorando os KPIs, que podem incluir o seguinte:
- Rotatividade de funcionários
- Satisfação dos funcionários
- Satisfação do cliente
- Tempo de contratação
- Número de funcionários que permanecem na empresa após um ano
AUTOMAÇÃO DE RH PARA PEQUENAS EMPRESAS
A automação é uma tendência crescente que veio para ficar. Nas pequenas empresas, as soluções de automação de RH podem aumentar a produtividade, garantir a conformidade e melhorar a experiência do funcionário, tanto para a equipe existente quanto para os novos contratados.
As equipes de RH que conseguirem implementar com sucesso a automação com a personalização e o treinamento corretos colherão os benefícios, permitindo o crescimento e sistemas preparados para o futuro.
O VoIP pode se integrar às soluções de RH
As soluções de comunicação na nuvem VoIP podem se integrar às soluções de RH para aumentar a produtividade dos departamentos de RH das seguintes maneiras:
Comunicação simplificada: Ao integrar as soluções de comunicação na nuvem VoIP com os sistemas de RH, os profissionais de RH podem ter canais de comunicação contínuos para várias tarefas de RH, como entrevistas com candidatos, integração de funcionários e comunicação interna com os funcionários. Essa integração elimina a necessidade de alternar entre diferentes plataformas, economizando tempo e aumentando a eficiência.
Automação de processos de RH: As soluções de comunicação VoIP na nuvem podem ser integradas aos sistemas de RH para automatizar os processos rotineiros de RH. Por exemplo, o roteamento automatizado de ligações pode direcionar as ligações para a equipe de RH apropriada com base na natureza da consulta ou automatizar a comunicação de acompanhamento com os candidatos. Isso reduz o esforço manual, minimiza os erros e acelera as operações de RH.
Canais de comunicação unificados: A integração permite que os profissionais de RH acessem ferramentas de comunicação, como ligações de voz, videoconferências e mensagens instantâneas, a partir de suas soluções de RH. Esse ambiente de comunicação unificado melhora a colaboração entre os membros da equipe de RH, permitindo a tomada rápida de decisões, a solução de problemas e a coordenação eficiente de tarefas.
Acessibilidade móvel: As soluções de comunicação na nuvem VoIP fornecem aplicativos móveis que permitem que os profissionais de RH permaneçam conectados e acessem a comunicação relacionada ao RH em qualquer lugar. Essa flexibilidade garante que a equipe de RH possa tratar de assuntos urgentes prontamente, independentemente de sua localização, aumentando a capacidade de resposta e a produtividade.
Sincronização de dados: A integração entre a comunicação VoIP na nuvem e as soluções de RH permite a sincronização dos dados dos funcionários. Quando uma ligação é feita ou recebida, as informações relevantes do funcionário podem ser exibidas, fornecendo aos profissionais de RH um contexto imediato e facilitando uma melhor comunicação e interações personalizadas.
Análises e relatórios aprimorados: Integrating VoIP cloud communication with HR solutions enables the collection and analysis of communication data, such as call duration, call volume, and response times. This data can be used to generate insightful reports, identify trends, and make data-driven decisions to optimize HR processes and improve overall productivity.
Se quiser saber mais sobre como integrar o VoIP às soluções de RH, entre em contato com o VoIPstudio.
