Guia de VoIPstudio sobre como usar o URA para melhorar o atendimento ao cliente

Um  sistema URA (Unidades de Resposta Audível) pode ter muitos benefícios para melhorar as ligações de atendimento ao cliente. Os casos de uso mais comuns são:

1. Use URA como um “guia de bem-vindas” e “Anúncio de horário fora de horas personalizado” para que os clientes que chegam ao seu negócio possam saber perfeitamente que estão conectados à sua empresa e nós podemos informá-los sobre o horário comercial quando você estiver disponível. Para conseguir isso, poderíamos, por exemplo, fazer o upload de algumas mensagens sonoras: 

• Obrigado por ligar para “nossa empresa”, estaremos com você em um momento.
• O nosso horário é das 09:00h às 19:00h. Por favor, deixe uma mensagem e algumas informações para que possamos ligar de volta assim que estivermos de voltak.

2. Um cenário mais avançado é usar o URA como um “atendente automático” para que ele não apenas receba os clientes, mas também jogue algumas opções para permitir que os clientes entrem em contato com o departamento ou usuário correto que eles estão procurando. Veja o exemplo abaixo:

• Obrigado por ligar para nossa empresa
• Para falar com o departamento de vendas pressione 1
• Se você quiser falar com Suporte pressione 2
• Se você já sabe o número da extensão, por favor disque-o
• Para qualquer outra consulta, basta segurar a linha e um operador o ajudará.

A partir do VoIPstudio podemos desviar cada opção para vários destinos:

• Usuários do VoIPstudio
• Números externos
• Correios de voz ou mensagens de voz personalizadas
• Filas de espera

Como muitas pessoas usam estes recursos de VoIPstudio, é aqui que este blog se torna em uma “guia de configuração rápida” apenas para tentar mostrar como configurar e ajustar estes recursos comuns. Fazer estas duas configurações é realmente simples, vamos mostrar o básico:

1. Configurar a guia de bem-vinda

Primeiro passo, vamos adicionar áudio de “Configurações/Som”. Para isso, podemos simplesmente usar esta função “Texto para Voz” ou o “Carregar som” usando o formato de arquivo mp3.

Segundo passo, adicionar um URA de “Configurações > Atend. Autom.-IVRs”. (IVR = URA).

1. Clique em “Configurações > IVR”
2. Clique em “+Adicionar”
3. Em “Número(s) de telefone”, associamos nosso número de telefone da empresa
4. Em “Anúncio inicial” acrescentamos os sons que preparamos antes
5. Para o Destino, se não houver seleção, selecionamos para onde vamos fazer a ligação

Nota: Ao utilizá-la como uma única mensagem de bem-vinda, recomendamos utilizar a seguinte configuração: Timeout 0 e Repitição 1.

Todas as outras configurações podem ser deixadas no valor padrão.

2. Definir um horário comercial com um mensagem personalizado de “Fora de horas”

Neste caso, temos duas opções: informar o cliente sobre o horário comercial e desligar ou informar sobre o horário e deixar um correio de voz.

Primeiro passo, adicionar o áudio em Configurações/Som. Podemos usar a função “Texto para Voz” ou fazer upload “Carregar” de um arquivo MP3.

Segundo passo, adicionar um URA em Configurações/Atend. Autom.-IVRs

1. Clique em IVRs
2. Clique em “+Adicionar”
3. Em “Número(s) de telefone”, escolha nosso número de telefone
4. Em “Anúncio Inicial” adicionamos o áudio que preparamos antes
5. Em “Post announcement” acrescentamos o correio de voz ou selecionamos o Destino como Terminar a ligação

Terceiro Passo, criamos uma regra de roteamento que vai conduzir as ligações para o URA de Bem-vinda ou para o URA fora de horas:

1. Clique em “Encaminhamentos/entrada
2. Clique em “+Adicionar”
3. Em “Para Destino”, escolha nosso número de Telelefone
4. Em “Recibidas no seguinte horario” criamos um novo com o horário de nossa empresa
5. Sob o Destino, selecionamos nosso URA de bem-vinda

Como já mencionamos anteriormente, estas são as configurações mais comuns, mas o VoIPstudio se ajusta às necessidades de cada empresa.

Você quer fazer algo diferente ou tem alguma pergunta? Não hesite em abrir um ticket de suporte. Se você ainda não começou o teste gratuito para configurá-lo você mesmo, o que você está esperando?