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Comunicação no local de trabalho: dicas práticas

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A comunicação é a base para todo relacionamento e processo de negócios. Sem uma comunicação eficaz no local de trabalho, you cannot hope completar projetos ou entregar resultados. As organizações que têm melhor comunicação no local de trabalho superam aquelas que não têm. Empresas bem-sucedidas muitas vezes atribuem seu sucesso à liderança e comunicação eficazes.

Por que a comunicação no local de trabalho é importante?

A comunicação no local de trabalho é necessária tem toda a empresa. A comunicação deve fluir tanto verticalmente quanto horizontalmente. Isso significa que funcionários em diferentes níveis (linha de frente, CEO, gerentes, etc.) devem ser capazes de discutir e resolver problemas. Ao mesmo tempo, a comunicação dentro das equipes, departamentos e entre pessoas do mesmo nível gerencial também é crucial. 

Sem uma comunicação eficaz, não é possível cumprir os prazos do projeto ou entregar resultados. Miscomunicação, erros na escuta uns dos outros e comunicação insuficiente é o toque de morte de qualquer equipe. Não é de se admirar que os gerentes e a liderança sênior dêem tanta ênfase às estratégias de comunicação no local de trabalho.

Benefícios de uma comunicação eficaz

Melhorar a experiência do cliente

A comunicação eficaz – tanto interna quanto externa – pode afetar drasticamente a experiência do cliente. Os funcionários que estão armados com informações completas são mais capazes de fazê-lo:

  1. Converter clientes potenciais em clientes
  2. Retenção de clientes fiéis
  3. Prestar um serviço superior 
  4. Melhorar a experiência do cliente em todos os níveis

Tudo isso afeta diretamente as vendas, a renda e os lucros de forma positiva.

Reduzir a demissão de funcionários

A comunicação aberta no local de trabalho também afeta a demissão do funcionário. Os trabalhadores que sentem que são apreciados e que os gerentes escutam suas preocupações são menos propensos a deixar a organização. Eles se ajudam mutuamente e cooperam em vez de competir uns com os outros. Embora a competitividade amigável possa incentivar o bom desempenho, um local de trabalho altamente carregado não é propício à saúde dos funcionários a longo prazo. A comunicação eficaz promove um ambiente de trabalho saudável para todos no escritório (office).

Minimizar atrasos

A comunicação rápida e eficaz também ajuda a minimizar atrasos em qualquer processo comercial. Ela permite que o pessoal alcance a pessoa para o trabalho e o faça o mais rápido possível. Com as ferramentas e conhecimentos adequados, é possível reduzir os erros de comunicação que levam a atrasos no projeto ou prazos de projetos em falta.

Problemas comuns de comunicação no local de trabalho

Qualquer número de erros de comunicação ocorrem diariamente, mas você pode categorizar a maioria em 4 grandes grupos:

Não é possível encontrar a pessoa certa para o trabalho

Isto acontece com bastante freqüência, mesmo que você não esteja ciente disso quando acontece. Leve um agente de serviço que recebe uma ligação do cliente pelo telefone. Eles não têm informação ou autoridade suficiente para resolver o problema. Infelizmente, eles também não sabem para quem ligar pedindo ajuda ou instruções. 

Muitas vezes, não é tão simples como ligar para o chefe ou supervisor. Eles podem precisar entrar em contato com alguém na expedição ou cobrança para resolver o problema, mas não sabem quem pode ajudar.Eles podem ligar para seu chefe, apenas para obter um correio de voz. Eles podem ligar para seu chefe, apenas para obter um correio de voz. As mensagens não são recebidas ou eles recebem uma resposta quando é tarde demais para ajudar

Enquanto isso, o cliente fica frustrado com a espera e desiste. É muito imprevisível se eles voltarão a ligar para você ou para um competidor neste momento.

Comunicação perdida – quando, onde, como e por quê

A comunicação perdida acontece quando alguém não recebe sua mensagem ou simplesmente não está disponível quando contatado. Isso pode acontecer porque você não tem as ferramentas certas para se comunicar. Por exemplo, você só tem um número de telefone, mas eles estão longe do escritório. 

Também pode acontecer devido a diferenças de fusos horários, localizações, responsabilidades de trabalho e reuniões. Eles estão muito ocupados quando recebem a mensagem e se esquecem de responder mais tarde. Às vezes a pessoa que você é solicitado a contatar não tem conhecimento da situação e não tem informações que possam ajudá-lo a resolver um problema. Então, o funcionário tem que começar tudo de novo.

Miscomunicação 

A má comunicação acontece quando a mensagem não é recebida da maneira pretendida pela pessoa que inicia a conversa. Pode acontecer com comunicação verbal ou escrita. Às vezes é devido a barreiras lingüísticas quando as pessoas estão se comunicando em todo o mundo. Outras vezes, é porque elas não entendem ou interpretam mal o contexto. 

questão da comunicação é exacerbada se alguns ou todos os funcionários trabalham remotamente. A comunicação escrita pode ser facilmente mal compreendida, já que a maioria das informações é frequentemente transmitida através da linguagem corporal, tom de voz, expressões faciais, etc. Entretanto, a comunicação verbal, mesmo se você se encontrar frente a frente, também tem perigos. Por exemplo, as pessoas podem não se lembrar com exatidão da conversa ou preencher as brechas que faltam com o que pensaram que a outra pessoa disse. 

Escuta ineficaz

É lamentável que a maioria das pessoas escute para responder e não para entender. O que isso significa? Significa que quando as pessoas ouvem a outra pessoa dizendo algo, elas não estão prestando atenção à mensagem completamente. Uma parte delas já está pensando em uma resposta ou em uma maneira de responder. 

Isso impede que as pessoas escutem ativamente as outras pessoas durante a conversa. Imagine 5 pessoas em uma reunião e uma pessoa começa a falar. Se cada uma das 4 pessoas restantes estiver tentando formular uma resposta, então ninguém está escutando e entendendo o que é dito. Mais uma oportunidade para que a comunicação falhe, mesmo quando todas as pessoas estão na mesma sala.

Estratégia de comunicação

Se sua organização está sofrendo com uma comunicação ineficaz, então você pode estar procurando maneiras de mudar a situação. Você não pode consertar algo se não souber o que está quebrado ou não está funcionando. Criar uma estratégia de comunicação envolve múltiplas pessoas, tempo e esforço. Mas o primeiro passo é analisar o que não está funcionando.

Lembre-se de falar com sua equipe para obter um feedback mais direto, em vez de simplesmente confiar em ferramentas de monitoramento ou rastreamento de dados. 

Dicas para melhorar a comunicação no local de trabalho

Uma vez que você tenha uma idéia do que está errado, você pode começar a trabalhar para resolvê-los. Nem todas as empresas enfrentarão todos os problemas de comunicação. Mas aqui estão alguns processos a serem analisados e dicas para melhorar a comunicação no local de trabalho:

Adquira as ferramentas certas

Há tantas ferramentas de comunicação disponíveis que muitas vezes é difícil julgar exatamente o que você precisa. E-mail, telefones, videoconferência e até mesmo o fax é freqüentemente crucial para empresas em setores específicos. Alguns canais permitem a comunicação em tempo real (telefone e vídeo) enquanto outros permitem que os usuários pensem e tenham tempo para responder (e-mail, correio de voz, etc.) é esmagador, mas e se você pudesse adquirir um único sistema que pudesse fazer todas as explicações anteriores?

Aqui é onde entram as suítes de comunicação unificada. Em vez de dispersar a comunicação de seus funcionários por vários sistemas, use um que se baseie na tecnologia VoIP hospedada como base. Uma suíte de comunicação unificada traz todas as suas ferramentas de comunicação para um único lugar com uma interface unificada. Isto permite que você veja e responda às mensagens sem perder nada crucial.

Check-in regularmente

Não são apenas os departamentos ou equipes de projeto que precisam de reuniões periódicas. Certifique-se de verificar todos os seus funcionários em intervalos freqüentes. Os gerentes podem precisar ter reuniões semanais ou mensais, a alta administração pode desejar revisões trimestrais. Independentemente da freqüência, certifique-se de que os canais de comunicação estejam abertos e usados regularmente.

Pesquisas com funcionários, horário social informal, reuniões mensais após o horário comercial e bate-papos virtuais são outras oportunidades de reuniões informais. Muitas pessoas acham que ajuda chamá-los de chats ao invés de reuniões, mantendo-os informais. Algumas pessoas apreciam sessões individuais, enquanto outras preferem expor suas preocupações em pequenos grupos de seus colegas imediatos.

Mantenha suas opções abertas e agende vários tipos de reuniões. Acompanhe o que está funcionando e o que não está, para que você possa ajustar as coisas para sua empresa.

Otimize seu processo de embarque

Uma razão para a comunicação ineficaz é que o novo pessoal pode não saber quais opções estão disponíveis. Digamos que você tenha contratado um novo agente de suporte técnico. O processo de integração mostra-lhes onde encontrar documentação e outros conhecimentos, mas não como se comunicar com seus colegas. Assim, quando eles têm um problema com o qual precisam de ajuda, eles enviam um e-mail sem saber que a equipe tem um grupo de mensagens para perguntas e respostas rápidas. O e-mail não é respondido, perdido em várias caixas de entrada e ninguém sequer sabe que o novo parceiro contratado precisava de ajuda.

Não deixe que este problema afete suas equipes. Otimize o processo de integração para que todos saibam onde encontrar as informações de que precisam ou como pedir ajuda caso precisem. Um repositório de FAQs, vídeos de treinamento, manuais e outra documentação é sempre uma boa idéia, mas sua equipe deve saber como encontrá-los!

Priorizar a criação de conteúdo

O que a criação de conteúdo tem a ver com uma comunicação eficaz? There are múltiplos benefícios em uma estratégia desse tipo. Se você criar um local dedicado para o pessoal criar e compartilhar conteúdo (vídeos, imagens, artigos, links úteis, etc.), isso pode ser compensado de várias maneiras:

  1. Criar um repositório vivo do conhecimento da empresa, garantindo que as informações sobre os processos não sejam perdidas se um funcionário sair
  2. Recompensar e reconhecer os funcionários que contribuem com seus conhecimentos para o pool compartilhado
  3. Fornecer uma forma de dar feedback e compartilhar postos informativos, incentivando assim a comunicação informal entre os funcionários que seja produtiva

Há outras áreas que você pode otimizar para uma comunicação eficaz como os canais de mídia social da empresa, um esquema de escritório aberto, instituindo uma política de portas abertas para os gerentes, e assim por diante. Mas as dicas acima devem lhe garantir um bom resultado.

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