Como configurar o Reencaminhamento de Ligações a partir do telefone da sua empresa

Houve um tempo em que ter uma linha fixa e o número associado era uma exigência para qualquer negócio. Em 2021, entretanto, as organizações estão se livrando da linha telefônica fixa e utilizando sistemas modernos de tecnologia baseados na Internet para suas necessidades de comunicação. Uma das vantagens de utilizar um serviço telefônico VoIP é que você pode obter um número de telefone comercial sem ter que comprar também uma linha fixa.

No entanto, muitas  empresas mantêm uma linha telefônica fixa por várias razões. Elas podem ter um sistema de alarme ou outras tecnologias empresariais que dependem de linhas fixas. Elas podem preferir a privacidade e a segurança das linhas fixas ou podem até mesmo precisar de uma para cumprir com os regulamentos. 

Por que você precisa encaminhar as ligações?

Quer você tenha ou não uma linha fixa, a maioria das empresas tem a necessidade de configurar o encaminhamento de ligações em determinadas situações:

Quando o pessoal está fora do escritório

Pouquíssimos escritórios seguem o modelo tradicional de todos que vêm trabalhar às 9, ficam até as 5 e depois vão para casa. Você tem vendedores e agentes que estão frequentemente na estrada, você pode ter executivos de nível C que precisam viajar para vários escritórios, e muitos outros funcionários que se telecomunicam parcial ou totalmente. 

Mesmo em escritórios que exigem que os funcionários venham trabalhar todos os dias, a recente pandemia forçou a maioria dos funcionários a trabalhar de casa por algum tempo. Então, como você responde a ligações comerciais quando não pode atender o telefone de mesa? A resposta é o encaminhamento de ligações (Call Forwarding). 

Quando os clientes telefonam para vendas ou serviços

O encaminhamento de ligações vem a calhar com vendas, atendimento ao cliente ou grupos de suporte técnico. Os clientes que telefonam não estão procurando falar com uma pessoa em particular. Eles querem falar com qualquer pessoa do departamento que possa ajudar. Se um ou mais funcionários estiverem de férias ou não estiverem no escritório, o reencaminhamento de ligações pode ajudar. Em vez de enviar clientes para o correio de voz, você pode encaminhar as ligações para outra pessoa que possa ajudar o cliente.

Quando os funcionários têm múltiplos dispositivos

Nos últimos anos, as organizações perceberam a necessidade de os funcionários terem múltiplos dispositivos. O funcionário médio pode ter um computador no trabalho, um laptop para viagens, um telefone de mesa com um número comercial e um dispositivo móvel pessoal que eles usam para atender chamadas comerciais ou alguma combinação dos itens acima. Assim, quando eles recebem uma ligação, eles precisam da capacidade de atendê-la no dispositivo mais próximo disponível em vez de ter que correr para o telefone. Embora isto não se encaixe na definição técnica de encaminhamento de ligações, você ainda precisa de uma maneira de encaminhar as ligações para um dispositivo específico para um funcionário.

Há muitas maneiras de encaminhar ligações de seu telefone do escritório. Qual delas você escolhe dependerá do tamanho de sua empresa, do sistema de comunicação, do custo de instalação e dos recursos que você precisa.

Encaminhar ligações de uma linha fixa para um telefone celular

A opção mais simples para configurar o encaminhamento de ligações é usar um código estelar, geralmente *72 ou *92. Ele permite o redirecionamento automático de ligações para um número que você tenha dado anteriormente ao sistema. É rápido, fácil e talvez o mais importante é que é gratuito. Não há configurações com as quais se preocupar e é automático para que você possa ter certeza de que vai funcionar.

No entanto, há desvantagens. Você precisa desligar o encaminhamento de ligações manualmente. Esqueça de fazer isso e você terá ligações comerciais que o incomodarão nos fins de semana ou enquanto estiver de férias. É adequado se você for apenas uma pessoa trabalhando, mas no momento em que você acrescentar outro funcionário, esta opção deixará de funcionar.

Aplicações de encaminhamento de ligações

Há vários aplicativos que lhe permitirão encaminhar ligações de seu telefone do escritório.Você pode ter dificuldade para selecionar um, há muitas opções. Mais uma vez, eles são fáceis de configurar e usar. Você pode alternar o encaminhamento de ligações para todas as ligações ou para as selecionadas apenas através de atalhos rápidos.

Na lista de contras, estes aplicativos são orientados para o mercado de consumo ou para empresários individuais. Você não recebe garantias de serviço, suporte dedicado ou qualquer outra característica comercial. Infelizmente, eles também são restritos em termos de plataforma. Você não encontrará muitos aplicativos que funcionarão em laptops Windows, smartphones como Android e iOS, assim como Linux/Mac, etc. 

Encaminhamento de ligações comerciais

Se você possui ou administra uma empresa de pequeno a médio porte, você quer olhar para aplicativos ou serviços de encaminhamento de chamadas comerciais. Estes serviços atendem ao segmento empresarial e oferecem as principais características comerciais. Por exemplo, se você ainda usa um sistema PBX tradicional e linhas fixas, então sua operadora telefônica oferecerá recursos de encaminhamento de ligações no pacote básico ou como uma atualização. Isto lhe permitirá um melhor controle sobre o recurso como quando utilizá-lo , como e até mesmo quem pode utilizá-lo. 

Mas sejamos realistas, a maioria das empresas não usa mais a linha telefônica fixa tradicional. A grande maioria mudou para os serviços VoIP, seja através de um fornecedor dedicado ou usando sua própria configuração no local. Então, que tipo de opções de encaminhamento de ligações você pode usar com VoIP?-

Encaminhamento de ligações VoIP

Os recursos e configurações de encaminhamento de ligações nos sistemas telefônicos VoIP são mais inteligentes do que suas opções de linha fixa média. Na verdade, existem várias variantes do recurso básico de encaminhamento de ligações que são feitas sob medida para situações específicas. Vamos olhar para elas uma a uma.

Encaminhamento de ligações e texto

O encaminhamento básico de ligações funciona como você esperaria nos serviços VoIP. Você pode ativar ou desativar este recurso remotamente e é fácil de usar. No entanto, o encaminhamento de ligações VoIP oferece um controle de qualidade através de políticas e horários. 

Por exemplo, você pode encaminhar todas as ligações ou apenas as seletivas a partir de um código de área específico. Você pode encaminhar ligações somente quando a linha estiver ocupada ou se o telefone estiver configurado com o modo para não perturbar. Além disso, você também pode definir o encaminhamento de ligações somente quando não houver resposta, quando o ramal estiver inatingível, ou quando estiver fora do horário comercial específico.

Você pode encaminhar ligações para um dispositivo móvel, números toll-free e até números internacionais. Deseja encaminhar mensagens de texto também? Isso também é possível! There is usually a limite para quantos números você pode encaminhar ligações, tais como 10 ou 15. Mas poucas organizações precisam de mais opções do que isso.

Filas de ACD

Este é um tipo específico de encaminhamento de ligações que é ideal para equipes como:

• Vendas
• Suporte técnico
• Atendimento ao cliente

É bom para situações em que os clientes estão pedindo ajuda com alguma coisa. Eles não se importam realmente com quem falam, desde que a pessoa os ajude. Ao invés de usar o encaminhamento de ligações, você pode usar os recursos integrados das filas de Distribuição Automática de Ligações “ou Chamadas” (ACD). Os gerentes podem habilitar configurações para que as ligações vão para o próximo agente disponível, de acordo com regras pré-determinadas. 

Este recurso permite que sua empresa atenda todas as ligações prontamente sem enviar um cliente para o correio de voz ou esperar que eles lhe liguem de volta. Isto  ajuda você a oferecer um serviço consistente mesmo quando o pessoal faz uma pausa, vai de férias, etc., pois sempre há alguém para atender os telefones.

Sinalização multi-dispositivo

Esta característica é mais orientada para os indivíduos que o estão:

• Manipulando múltiplos dispositivos no trabalho
• Trabalhando de diferentes locais ao longo do dia ou da semana
• Trabalhando em casa em tempo parcial ou integral
• Viajar com freqüência, mas ainda precisa permanecer em contato com os clientes

É o oposto das filas de ACD onde o ligador não está procurando por um indivíduo específico no negócio. Aqui os clientes estão quase sempre interessados em conversar com uma pessoa específica, como um representante de conta, gerente ou outro ponto de contato para transações comerciais. Se eles quiserem falar com o gerente A, não querem ter o gerente B em vez disso.

A Sinalização multi-dispositivo permite que os usuários adicionem vários dispositivos ao seu número de trabalho. Então eles podem definir regras sobre como e quando cada ligação deve tocar os dispositivos. Uma opção é defini-la de modo que cada ligação toque simultaneamente em todos os dispositivos conectados. Isto é útil em situações em que o usuário não sabe onde estará ou qual dispositivo estará mais próximo de usar. 

Outra opção é configurar as ligações recebidas para tocar cada dispositivo por turnos e parar quando o usuário atender a ligação. Esta opção vem a calhar quando o usuário tem uma prioridade para dispositivos específicos. Você pode querer que as ligações recebidas toquem primeiro um telefone celular pessoal, depois o telefone do escritório e depois seu laptop. 

A melhor parte sobre o encaminhamento de ligações VoIP é que, embora possa parecer complexo, o recurso é fácil de configurar e usar. Você pode ativá-lo ou desativá-lo remotamente, alterar as configurações na hora e até mesmo acessar seu painel de controle durante a viagem. Você pode restringir o controle geral apenas aos administradores, permitindo que os usuários alterem suas configurações pessoais. 

Se você já estiver usando um serviço VoIP hospedado ou estiver considerando o câmbio, não deixe de examinar as funções de encaminhamento de ligações. Alguns fornecedores incluem o redirecionamento básico de ligações e o anel multi-dispositivo como parte do plano básico. Outros podem oferecê-lo como parte de uma atualização. Independentemente das opções de preço, o encaminhamento de ligações pode ajudar sua empresa a oferecer um serviço superior ao cliente. Portanto, não hesite em explorar as oportunidades que isso abre!