As Comunicações na Nuvem são adequadas para as pequenas empresas?

A comunicação eficaz é a pedra angular de qualquer negócio de sucesso, não importa seu tamanho. Os consumidores têm múltiplas alternativas para se comunicae com uma empresa em 2022, incluindo e-mail, bate-papo on-line e plataformas de mídia social. Entretanto, a grande maioria prefere ligar e conversar com alguém quando precisa de ajuda.

Não são apenas clientes e fornecedores, a comunicação interna é vital também para uma empresa. As pequenas empresas enfrentam incertezas em várias frentes e a capacidade de se comunicar rapidamente pode significar a diferença entre sucesso e fracasso. Os funcionários podem ter funções de trabalho específicas, mas precisam colaborar freqüentemente. A comunicação eficiente leva à redução de custos, melhor desempenho e menos oportunidades perdidas. 

Nenhum sistema de comunicação comercial seria completo ou eficaz sem ligações de vosÉ um componente crucial e é uma diferenciação significativa entre as organizações. Por que, então, as pequenas empresas continuam a lutar com tecnologias analógicas sub-par? 

Pequenas organizações e o problema da PABX

As empresas maiores sempre desfrutaram dos benefícios de adotar uma “Private Branch Exchangee” (PABX). Tal sistema permite às empresas gerenciar um grande volume de ligações, dispositivos e linhas. Você pode direcionar os clientes para a pessoa que melhor pode atendê-los, sem ter que deixar mensagens ou ouvir um sinal de ocupado. Um vendedor pode iniciar uma conversa por telefone e mudar sem problemas para o e-mail ao discutir os detalhes. Com menos ligações perdidas e tempos de espera mais curtos, as grandes corporações melhoraram a experiência para seus clientes.

Infelizmente, as pequenas empresas não puderam se beneficiar destas ferramentas por uma série de razões. Talvez a razão mais importante seja o custo de aquisição e manutenção de um sistema PABX. Isso requer orçamentos de capital, contratos de serviços plurianuais e investimentos significativos em todos os lugares. Poucas empresas poderiam se dar a esse luxo, muito menos aquelas com menos de 10 funcionários. 

Além disso, a manutenção desses sistemas requer conhecimentos especializadoe aos quais as empresas menores não têm acesso. Quando você já tem funcionários dividindo funções, talvez não tenha recursos para contratar alguém apenas para administrar o sistema telefônico. Além disso, muitas empresas sentem que não precisam de um sistema PABX quando os telefones celulares ou mesmo uma única linha fixa atendem muito bem às suas necessidades. 

Comunicações na Nuvem (Cloud) para pequenas organizações

Embora existam razões válidas para uma pequena empresa evitar os sistemas PABX tradicionais, não existe tal obstáculo quando se trata de ferramentas modernas de comunicação na Nuvem (Cloud based systems). Você pode pensar que seu negócio está bem com uma única linha. Mas você sabe quantos clientes potenciais você perdeu porque eles não puderam falar com um vendedor? Você não sabe quantos clientes compram algo de um concorrente porque eles ouvem um sinal de ocupado cada vez que lhe ligam. Quantas oportunidades você perdeu porque não tinha as ferramentas certas para explorá-las?

O fato é que a falta de ferramentas de comunicação eficazes pode limitar o crescimento de qualquer negócio. É precisamente por isso que as organizações menores precisam capitalizar a comunicação na nuves, para que possam perceber os benefícios há muito tempo disponíveis para seus irmãos maiores “empresas grandes”. Os sistemas de comunicação na nuvem são flexíveis, escaláveis e econômicos. Eles também são rápidos e fáceis de implantar, exigindo pouca ou nenhuma manutenção regular. 

Como os sistemas de comunicação na nuvem o gerenciam? Em uma plataforma típica na nuvem, the infra-estrutura é de propriedade e mantida por um fornecedor especializado nesse domínio. Outras empresas podem então compartilhar esses recursos em um sistema seguro, baseado na nuvem, de acordo com suas necessidades individuais. O melhor exemplo disso seriam os serviços de e-mail hospedados. Muitas empresas não têm mais seus próprios servidores de e-mail. Em vez disso, elas dependem de provedores terceirizados.

Os sistemas de comunicação de voz baseados na nuvem não são diferentes. Em vez de gastar capital para comprar e configurar seu sistema telefônico, você paga um preço mensal para acessar serviços de voz fornecidos por um especialista terceirizado. Estes serviços são normalmente prestados através da nuvem (internete), daí o termo. 

Se você ainda estiver hesitante, aqui estão 5 razões pelas quais a comunicação na nuvem é o caminho a seguir para uma pequena empresa:

1- Um número para reger todos eles

Cada empresa tem um número de telefone reconhecível e familiar a todos com quem trabalha. De clientes a fornecedores, esse número é a cara do seu negócio. Mas e se você tiver uma única linha vinculada a ele? 

Uma única linha pode não ter a capacidade que você precisa, agora ou no futuro. Quando você tem um cliente na linha e outra pessoa liga, tudo o que eles ouvem é um sinal de ocupado. Da mesma forma, quando um funcionário está ligando para um cliente a partir dessa linha, ele está atado. Se outro funcionário fizer uma ligação de seu telefone celular, não é o seu número comercial familiar que aparece na tela do cliente. É uma experiência inconsistente e definitivamente não é ideal para o cliente. 

Com as comunicações em nuvem, você pode aumentar a capacidade para múltiplas ligações simultâneas, conforme sua necessidade. Seu pessoal pode fazer chamadas de saída de diferentes dispositivos usando o mesmo número comercial e também receber tantas ligações quanto forem contratadas com o mesmo número e em dispositivos diferentes. É mais provável que os clientes cheguem a uma pessoa em vez de ouvir um sinal de ocupado ou ter que deixar um correio de voz. 

2- Gestão eficiente e eficaz de Ligações

Eficiência é tudo muito bom, mas não é muito útil quando os clientes são transferidos para o departamento ou pessoa errada. A comunicação na nuvem permite que você se comunique efetivamente. Causar uma boa primeira impressão por telefone quando você:

• Receba os interlocutores com uma mensagem agradável e dando-lhes informações importantes como o horário de expediente
• Automatizar o roteamento de ligações, usando as instruções de URA para garantir que os clientes sejam direcionados para a fila correta
• Ajudar os clientes a alcançar a pessoa certa na primeira vez, sem mais esperar ou transferi-los para vários departamentos
• Use música de espera e informe aos clientes quanto tempo é o tempo de espera atual
• Se os tempos de espera forem muito longos, ofereça-se para ligar para os clientes quando for a sua vez, em vez de deixá-los em espera

Quer você use alguns ou todos os itens acima, você pode ver que a experiência é muito melhor do que o que você pode oferecer com linhas fixas ou móveis exclusivamente. 

3- Combinando linhas Fixas e Móveis

Os dispositivos móveis estão ganhando cada vez mais espaço no mundo dos negócios. De laptops a tablets e telefones, a mobilidade é crucial. la permite que seu pessoal responda aos clientes de forma eficaz. Eles podem trabalhar de qualquer lugar, dando-lhes a flexibilidade de fazê-lo de casa, de uma cafeteria ou de qualquer outro lugar. Os benefícios da mobilidade para qualquer empresa são imensos. Por exemplo, você poderia:

• Contratar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo e não ter que recrutar apenas de sua cidade/estado
• Dar aos funcionários a opção de trabalhar em parte do escritório e em parte de casa
• Permitir que algum pessoal se teletrabalhe permanentemente, para que você não tenha que perder pessoal valioso quando as circunstâncias mudarem (eles têm que cuidar de crianças ou de membros da família idosos)
• Permitir que o pessoal continue a trabalhar a partir de um local alternativo em caso de emergência, como um desastre natural ou uma pandemia

Mas a integração de dispositivos móveis em um sistema telefônico tradicional é muitas vezes quase impossível. Se possível, é rudimentar e não permite muita flexibilidade. Em um sistema de comunicação na nuvem, no entanto, essa integração é inteiramente viável. Na verdade, a maioria dos serviços de telefonia na nuvem oferece aplicativos de smartphone para usar serviços de voz. Tudo o que seus funcionários precisam fazer é instalar um dos aplicativos e começar a fazer ligações comerciais. Eles podem usar um laptop, um tablet ou um telefone celular pessoal para fazer ligações com seus números de escritório. Eles também podem usar vários dispositivos com o mesmo número e alternar perfeitamente entre eles. 

4- Portabilidade

A portabilidade numérica é uma consideração importante quando se muda para um provedor de serviços telefônicos. Considerando todos os lugares onde você usa seu número telefônico – desde o papel timbrado até os anúncios – é um bem valioso que você não quer mudar. Com a portabilidade numérica, você pode manter seu número existente mesmo que mude o serviço por trás dele. A maioria dos provedores de comunicação na nuvem pode portar seu número em poucos dias.

As comunicações na nuvem permitem a portabilidade em outras situações, assim como a oferta de números virtuais. O que é um número virtual? É um número que não está vinculado a um determinado local ou endereço físico. Se você quiser expandir para um novo mercado mas ainda não tiver um escritório, você ainda pode obter um número local para que os clientes possam ligar. 

5- Colabore através dos Canais

Outro benefício das comunicações na nuvem é que elas se integram com vários sistemas empresariais lcomo software CRM, ferramentas de agendamento e calendários de compromissos. Seu pessoal pode alternar entre e-mail, texto, voz e ligações de vídeo sem ter que usar vários aplicativos. Todas as suas conversas estão em um só lugar e podem ser facilmente recuperadas posteriormente. Esta integração ajuda a economizar tempo, já que os usuários não precisam parar e usar vários aplicativos para realizar uma única tarefa. Você também pode mover dados de um sistema para outro.

O preço das comunicações na Nuvem

Há muitas vantagens no uso da comunicação na nuven, mas não significa muito se você não puder pagar por isso. Felizmente, estes sistemas não exigem muito investimento inicial. Você paga mensalmente como qualquer outro serviço e pode até mesmo adicionar ou remover serviços, dependendo de suas necessidades. 

Algumas empresas podem ter que atualizar sua velocidade e largura de banda da Internet para permitir comunicações na nuvem, mas não há muito mais que você precise fazer. Então, do que você está esperando? Investir em um sistema de comunicação na nuvem pode ser a melhor coisa que você pode fazer por sua pequena empresa hoje.