6 formas como apoiar os seus funcionários em teletrabalho

Como a quarentena continua no mundo inteiro, trabalhar em casa é o novo normal para a maioria de nós. Não entrar no escritório todos os dias pode ser uma chatice para alguns, enquanto é normal para aqueles que já trabalham remotamente. Da mesma forma, a maioria das empresas foi forçada a fazer a transição para o modelo de trabalho a partir de casa graças à crise atual.

Portanto, você pode estar se perguntando como você pode apoiar seus funcionários enquanto trabalham a partir de casa. Claro, o escritório está vazio e o trabalho é feito, mas como você pode facilitar a vida do pessoal e da organização como um todo? Com as ferramentas, objetivos e apoio adequados, trabalhar a partir de casa pode abrir novas oportunidades para as empresas.
Tendo isso em mente, aqui estão 6 maneiras de apoiar seus trabalhadores enquanto trabalham de casa.

1. Coloque a tecnologia em prática
Um trabalho bem sucedido a partir de uma política doméstica precisa da tecnologia certa. O trabalho remoto não era possível antes do advento da internet de alta velocidade, da computação em nuvem e dos sistemas de comunicação. O mesmo é verdade quando seu pessoal está trabalhando a partir de casa.

Você pode precisar de uma variedade de ferramentas, dependendo das necessidades e exigências de sua empresa. O básico, porém, não muda. Toda empresa precisa desses sistemas para trabalhar a partir de casa:

• Linhas telefônicas da empresa
• Ferramentas de videoconferência
• Software de reunião virtual
• Mensagens instantâneas
• VPN para acesso externo às redes da empresa
• Aplicações móveis
• Software e hardware comercial

Uma solução VoIP em nuvem oferece muitas das características acima sem a necessidade de adquirir ferramentas diferentes. Lembre-se de que os sistemas de TI precisam funcionar sem falhas e ser prontamente acessíveis a todos os funcionários que precisam. Você precisará da equipe de TI (Equipe de Tecnologia da Informação) para testar o sistema para ter certeza de que você pode dar suporte a todos os funcionários que trabalham a partir de casa. Afinal, seu sistema pode ser capaz de lidar com um punhado de trabalhadores, mas pode ter problemas quando todo o escritório estiver tentando se conectar e fazer o login.

O teste de todos os sistemas da empresa é essencial por outro motivo. Quando algo dá errado no escritório, o pessoal de TI pode facilmente consertar um computador ou servidor, uma vez que eles têm acesso ao hardware. Quando algo falha quando um funcionário está trabalhando de casa, é muito mais difícil. Sua empresa deve ter backups para quando algo falhar, como um laptop ou se a linha telefônica de alguém parar de funcionar.

2. Incentivar a interação social entre os funcionários
Muitas pessoas apreciam a liberdade de trabalhar a partir de casa. Afinal, isso significa evitar o deslocamento diário, o trânsito, o barulho dos colegas e todas as outras distrações inerentes a um ambiente de escritório. No entanto, nem todos se sentem confortáveis trabalhando sozinhos o tempo todo. Mesmo um funcionário introvertido sentirá falta da interação social que vem com o trabalho em um escritório. Então, como você pode ajudar seu pessoal a permanecer em contato uns com os outros?

É um dado adquirido que os funcionários irão se comunicar mais quando trabalharem em casa. Mas a interação social, como organizar uma festa no escritório ou simplesmente ficar na sala de descanso, não é fácil de acontecer. Incentive seu pessoal a interagir socialmente, mesmo que seja através de uma sala de bate-papo on-line ou uma videochamada em grupo.

As equipes podem reservar uma ou duas horas a cada semana para uma sessão de descanso antes do fim de semana. Simplesmente compartilhar algumas piadas ou falar sobre a semana de trabalho pode ajudar a todos a manter o espírito. Para aqueles que trabalham em casa ou cuidando de crianças pequenas, esta pode ser a única interação social que eles têm enquanto ficam em casa o tempo todo. Os gerentes ou líderes de equipe podem criar jogos online como bingo ou mesmo um clube do livro virtual. Você também pode trocar receitas favoritas, pois todos parecem estar cozinhando mais agora!

3. Estabelecer e manter rotinas
Os típicos dias de trabalho de 9h – 5h podem não funcionar para todos, mas definem uma estrutura para o escritório. Pode ser tentador deitar-se quando não se tem um trajeto matinal, mas é um declive perigoso. Muito em breve, as pessoas perdem de vista os prazos e seu horário de sono passa a ser um pouco estranho. Isso pode fazer com que os funcionários se sintam solitários e ansiosos, especialmente com a atual crise em curso.

Uma boa maneira de minimizar estas questões é manter uma rotina, mesmo que ninguém esteja de fato no escritório. Por exemplo, as reuniões e os check-ins semanais devem ser aproximadamente ao mesmo tempo para que todos conheçam o horário. Incentivar o pessoal a acordar e dormir na hora habitual, mesmo quando não têm que dirigir para nenhum lugar. Em vez de uma viagem de ida e volta, eles podem dar uma caminhada (mantendo a distância apropriada) ou completar uma sessão de ioga rápida.

Trabalhar de casa também significa que você precisa ajudar o pessoal a manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Pode ser difícil separar seu trabalho da vida pessoal quando tudo está acontecendo no mesmo espaço. Antes que você perceba, os funcionários estão respondendo aos e-mails de trabalho à meia-noite. Ajude o pessoal, deixando-os saber que não há problema em não responder fora do horário normal de expediente. Se você precisar enviar um e-mail de trabalho, um rápido “não há necessidade de resposta imediata” funciona maravilhosamente.

4. Obter o equipamento certo para trabalhar de casa
Trabalhar em casa precisa mais do que apenas da internet e de um laptop. Dependendo de seu papel, os funcionários podem precisar de desktops completos, monitores duplos, aparelhos de fax, telefones de trabalho, fones de ouvido USB, webcams, fones de ouvido com cancelamento de ruído e outros equipamentos. Todos os funcionários devem ter um espaço de escritório designado em sua casa, mesmo que seja apenas uma escrivaninha na sala de estar. Afinal, nem todos têm o espaço para montar um escritório doméstico dedicado.

Certifique-se de que seus funcionários tenham tudo o que precisam e quem eles podem contatar se precisarem de mais alguma coisa. Alguns funcionários podem até mesmo precisar de ajuda para comprar uma mesa e uma cadeira de escritório. Os funcionários com as ferramentas certas são mais saudáveis, felizes e produtivos como resultado.

5. Verifique o estado de seus funcionários (check-in) com freqüência e oferecer suporte
A comunicação é a chave para que os funcionários possam trabalhar com sucesso em casa. Em um ambiente típico de escritório, os gerentes e supervisores muitas vezes comparecem ao pessoal. É fácil verificar com sua equipe ou mostrar sua apreciação com elogios ou outras exibições (quadros de avisos, fotos, reuniões de equipe, etc.). Mas pode ser difícil replicar a experiência quando todos estão interagindo através de vídeo chat.

Mesmo assim, a maioria dos funcionários gostaria de receber orientação e apoio de seus gerentes. Configure uma ligação semanal ou bate-papo em vídeo para conversar com todos os membros da equipe. Você também pode organizar uma forma de mostrar aprovação com quadros de avisos virtuais, boletins informativos ou outras ferramentas on-line.

Outra forma de oferecer apoio é garantindo o acesso a práticas de bem-estar como sessões de ioga online, exercícios de fitness em casa ou até mesmo consultas com um terapeuta. Com a telemedicina, ninguém mais tem que dirigir até o consultório médico.

Seja pró-ativo em ajudar o pessoal. Se esta é a primeira vez que trabalha em casa para seus funcionários, eles também podem não saber do que precisam. Os funcionários podem se sentir desconfortáveis ao falar, pois percebem que estão pedindo um favor ou uma exceção. Alguém precisa remarcar as reuniões por causa da escola em casa de seus filhos ou por cuidar de membros da família idosos? Deixe os funcionários saberem que podem vir até você com qualquer problema, mantendo as linhas de comunicação abertas.

6. Estabeleça uma política clara de trabalho a partir de casa
Se esta for a primeira tentativa de trabalhar em casa para sua organização, você pode não ter um trabalho claro da política de casa. Mesmo que não seja assim, é uma boa oportunidade para esclarecer as políticas e garantir que todos estejam cientes disso.

Não existe uma política padrão de trabalho a partir de casa, pois as necessidades de sua empresa ditarão o que ela parece. No mínimo, você deve incluir as seguintes seções:

• Política da empresa sobre licenças por doença e dias de férias. Você precisa garantir que a empresa não tenha falta de pessoal durante uma crise.
• Talvez você precise atualizar a política usual de licença por doença para acomodar também questões específicas do COVID-19. O que o pessoal deve fazer se eles ou um membro da família apresentar sintomas? Eles têm opções de telemedicina ou precisam ir a uma clínica interna?
• A política de compra e reembolso de equipamentos de escritório como cadeiras, impressoras, papel, toner, fones de ouvido, etc. Existe um limite de despesas para os funcionários? Eles têm acesso a todos os formulários e papéis necessários?
• Qualquer mudança nos benefícios típicos dos funcionários, como um passe de estacionamento, comida subsidiada na cafeteria, passes para transporte público, etc.
• O processo de tickets de suporte de TI para questões de hardware e/ou software.
• Medidas de segurança e privacidade de dados, como o uso de VPNs e firewalls. Se o pessoal não tiver trabalhado remotamente antes, é altamente provável que eles se deparem com problemas antes que as coisas se resolvam em uma rotina.

Como você pode ver, nenhuma empresa pode fazer com que o trabalho de casa tenha sucesso sem uma comunicação efetiva. Apoie seus funcionários e estabeleça-os para o sucesso com o VoIPstudio. Inscreva-se agora para um teste gratuito por 30 dias e experimente a diferença!