10 Fatores para um trabalho de equipa eficaz

Um trabalho de equipe eficaz é crucial para o sucesso de qualquer empresa. Não está simplesmente limitado às empresas. Equipes esportivas, bandas musicais e até mesmo famílias precisam de um trabalho de equipe eficaz para conseguir fazer as coisas. Os líderes empresariais estão sempre interessados no segredo para um trabalho em equipe eficaz. Afinal de contas, você não quer esperar ter sorte com a equipe que você reuniu para um projeto. 

Grandes equipes – as que proporcionam resultados fenomenais – têm certas características. E as empresas podem aprendê-las e aplicá-las ao criar equipes para atingir seus objetivos. Por exemplo, se você sabe que uma equipe de sucesso depende de uma colaboração eficaz, você pode equipar suas equipes com ferramentas para ajudá-las a colaborar melhor. É uma estratégia muito melhor do que confiar que um grupo de pessoas reunidas aleatoriamente terá algum tipo de sucesso.

10 fatores para um trabalho de equipe eficaz

As empresas podem criar equipes por vários motivos, tanto a longo como a curto prazo. Algumas equipes são temporárias, criadas para um projeto específico, e dissolvidas posteriormente. Outras são de mais longo prazo, muitas vezes abrangendo anos de implementação de projetos cruciais para a organização. 

1- Cada equipe deve ter objetivos claramente definidos

O trabalho em equipe eficaz precisa de várias coisas, mas talvez a mais importante seja ter objetivos claramente definidos. Muitas vezes, os líderes empresariais criam equipes para uma tarefa que é mal definida ou vaga. Se a equipe não conhece seus objetivos, como eles os atingirão?

Considere duas equipes. Uma tem o mandato de reduzir os custos em 30% em 5 anos. A outra equipe é simplesmente instruída para melhorar a rentabilidade do negócio. A primeira equipe terá mais chances de sucesso do que a segunda.

Por quê? A segunda equipe não tem números ou diretrizes claras. Eles devem se concentrar na redução de custos ou no aumento das vendas? Quanta melhoria eles podem esperar alcançar? 

A primeira equipe, entretanto, tem um avanço. Eles já sabem:

• O que eles precisam alcançar – cortar custos
• Em quanto – 30%
• Quando – em 5 anos

2-  Uma equipe de sucesso tem uma comunicação clara

A comunicação entre as equipes é um fator crucial para o sucesso. A comunicação aberta, honesta e clara desempenha um papel importante ao longo de um projeto. Como você se comunica e com que freqüência isso acontece influencia a eficácia. Se você confia em seus colegas, é mais provável que você compartilhe insights e idéias. A comunicação engloba mais do que apenas falar, a escuta também é um componente importante. 

Não é de se admirar que as empresas invistam tanto em ferramentas de comunicação. Uma equipe de sucesso precisa da habilidade de se comunicar através dos canais a qualquer momento. Você não quer que a equipe esteja jogando a tag telefônica toda vez que precisar atualizar alguém ou discutir algo. Entre ligações telefônicas, e-mail, mensagens de texto, mensagens instantâneas, bate-papo com vídeo, ligações em grupo, reuniões virtuais, e até mesmo correio de voz, não há falta de opções.

Então, como você pode garantir que suas equipes se comuniquem efetivamente e façam o trabalho? Invista em uma plataforma que lhe permita integrar múltiplos canais em um sistema unificado. No mundo de hoje, isso muitas vezes significa suítes de comunicação unificadas que usam o VoIP como base. O VoIP permite que as empresas utilizem sua rede de dados existente para ligações de voz, videochamadas, ligações de áudio e vídeo em grupo, mensagens instantâneas, correio de voz visual, e até mesmo fax. 

Garanta que suas equipes tenham acesso às melhores ferramentas de comunicação e vejam sua eficácia disparar.

3-  Um trabalho de equipe eficaz requer colaboração

Se você olhar para equipes de sucesso, muitas vezes você vê uma característica particular que se destaca. É a capacidade de colaborar estreitamente uns com os outros para criar soluções. Seja no lançamento de um novo produto ou na abordagem de questões de garantia de qualidade, é necessária uma estreita colaboração para um trabalho de equipe eficaz. 

Houve um tempo em que a colaboração significava que todos apareciam em uma sala de reunião e troca de idéias/trabalho em conjunto. As equipes usavam ferramentas de colaboração como quadros, canetas e papel, reuniões, etc. Em 2022, esse modelo é bastante limitador para equipes que podem estar espalhadas pelo mundo.

As ferramentas de colaboração de hoje estão quase sempre on-line e acessíveis de qualquer lugar. As reuniões são virtuais, o compartilhamento de documentos acontece na nuvem (Cloud) e a equipe pode nem mesmo ter se encontrado cara a cara nem mesmo uma vez. Mas a mera existência de tais ferramentas não significa que suas equipes irão utilizá-las. Você precisa facilitar ao máximo o acesso de todos a elas. Suas necessidades comerciais ditam os aplicativos exatos que você usa, mas você deve cobrir o básico.

4- Funções e identidades únicas

O trabalho em equipe exige que todos trabalhem para um objetivo comum, mas cada membro deve ter um papel claramente definido. Seu pessoal tem identidades únicas moldadas por suas experiências e conjuntos de habilidades, portanto, use-as em seu benefício ao montar a equipe. Alguns gerentes tentam minimizar o conflito dentro da equipe, reunindo pessoas que já trabalham bem juntas. Mas suas habilidades ou papéis podem não ser adequados para o projeto.

De modo geral, as equipes precisam de membros que possam cumprir papéis específicos, tais como:

• Criativos e exploradores que possam olhar para o panorama geral
• Pessoas metódicas e lógicas para trabalharem os detalhes, manter a equipe em atividade, etc.
• Especialistas em finanças para comprimir números e manter o controle de métricas
• Pessoal operacional para estabelecer a logística, distribuição, suprimentos, etc.

Naturalmente, os cargos serão fluidos até que a equipe se instale e você poderá precisar de mais ou menos postos, dependendo do projeto. Mas é fundamental considerá-los antes de se fazer parte da equipe. 

5-  Estabelecer processos desde o início

Um trabalho de equipe eficaz não se limita aos indivíduos, mas também aos processos. Cada projeto tem marcos, prazos, cronogramas e tarefas de trabalho que precisam ser concluídas. Estes devem ser documentados e de fácil acesso. Não é apenas arquivá-los após o projeto, as equipes podem e devem usá-los para completar tarefas.

É importante estabelecer e utilizar estes processos desde o início. Considere como a equipe irá:

• Distribua o trabalho: quem faz o quê, quando e como
• Dependências: quais tarefas precisam ser concluídas primeiro e o que pode esperar
• Marcos (Milestones): quais prazos devem ser cumpridos e como programar o trabalho de acordo
• Atualizações de status: quem deve ser informado sobre o progresso e como estes serão enviados

A equipe deve chegar a um acordo sobre os processos para que não haja dúvidas sobre as ferramentas a serem utilizadas para cada finalidade. Isto facilitará o foco no trabalho, ao invés de minúcias como as que você deve usar o e-mail para conversar com a gerência ou agendar uma reunião.

6- Confiança e compromisso

Equipes bem sucedidas dependem de laços profundos entre as pessoas envolvidas. Alguns membros da equipe podem até desenvolver amizades pessoais fora do trabalho. Mas o importante é que todos respeitem e confiem uns nos outros. Deve haver confiança mútua para encorajar o compartilhamento de idéias e ninguém deve ter medo de expressar suas opiniões.

O trabalho em equipe eficaz só acontece quando todos estão fortemente comprometidos com os resultados. Os membros da equipe devem apoiar uns aos outros e confiar nos colegas de equipe para trabalharem juntos nos obstáculos. 

7- Encorajar a tomada de riscos 

Há um equívoco fundamental sobre as equipes e é o fato de que todos assumem que o trabalho em equipe desencoraja a tomada de riscos. Não é surpreendente, pois as notícias são dominadas por líderes carismáticos que lideram mudanças nos negócios, quase lendo uma cruzada contra as práticas estabelecidas.

Mas a realidade é que a maioria das equipes de sucesso encoraja a tomada de riscos. Os membros são capazes de trazer para a mesa suas experiências e perspectivas únicas. Isto permite que os indivíduos assumam riscos quando se trata de tomar decisões difíceis. Eles sabem que seus colegas terão suas costas e também retificarão quaisquer erros se e quando eles acontecerem. Os membros da equipe não são ridicularizados por assumir riscos, ao contrário, são encorajados a fazê-lo.

8- Criatividade e inovação

Semelhante à tomada de riscos, a criatividade e a inovação são necessárias para que o trabalho em equipe produza resultados. Quer você esteja falando de sessões de brainstorming para gerar idéias únicas ou avaliar estratégias selvagens para lançar um novo produto, a criatividade é essencial. Assim como um foco na melhoria contínua e na inovação. 

A atitude em relação aos riscos, criatividade e inovação é o que separa as grandes equipes das medíocres. Um exame atento do trabalho em equipe bem-sucedido – seja para um projeto empresarial, uma equipe esportiva ou uma banda – mostrará o mesmo nexo de pensamento criativo e inovador.

9- Resolução de conflitos

Um trabalho de equipe eficaz não significa que os membros nunca entrarão em conflito ou terão pontos de vista opostos. Uma equipe bem sucedida, entretanto, terá um meio adequado de resolver tais conflitos. Os membros são atenciosos e demonstram respeito uns pelos outros mesmo quando têm opiniões divergentes. Não há ataques pessoais ou comportamento não profissional. 

Uma equipe de sucesso consiste em indivíduos únicos com opiniões diversas. Ocasionalmente, haverá um conflito entre indivíduos, mas ele nunca ficará fora de controle para ameaçar o trabalho em equipe eficaz. Outra via de conflito é quando a equipe está enfrentando o fracasso. Quando isso acontece, os membros da equipe não se culpam uns aos outros. Todos são responsáveis por suas ações e participam, contribuindo para os objetivos gerais.

10- Tomada de decisões e liderança

Quase todos assumem que um líder forte é necessário para um trabalho de equipe eficaz. Entretanto, as equipes mais bem sucedidas utilizam uma forma de liderança participativa. Isto significa que, ao invés de uma pessoa liderar o resto, todos participam de liderar a equipe para o sucesso. Isto inclui tarefas como tomar notas de reuniões, atribuir tarefas, tomar decisões e registrar os resultados. Este estilo de liderança permite que todos contribuam para o sucesso, em vez de centrar todas as responsabilidades em uma só pessoa.